Описание
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним – это книга, в которой регистрируются (учитываются) принятые от работников при поступлении на работу и выданные сотрудникам трудовые книжки и вкладыши. Вести эту Книгу обязаны и работодатели-организации, и работодатели-индивидуальные предприниматели.
Трудовые книжки являются документами строгой отчетности, поэтому законодательством определен порядок их учета и хранения. Каждая организация обязана вести две формы учета по трудовым книжкам. Первая – по чистым бланкам трудовых. Вторая – по движению трудовых книжек (п. 39 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
Вид основного раздела книги учета:
Журнал содержит следующие графы:
-
№ п/п
Дата приема на работу, заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее - Число
- Месяц
- Год
- Фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки
- Серия и номер трудовой книжки или вкладыша в нее
- Должность, профессия, специальность работника, который сдал трудовую книжку или на которого заполнена трудовая книжка или вкладыш в нее
- Наименование места работы (с указанием структурного подразделения) куда принят работник
- Дата и № приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведен прием работника
- Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку
- Получено за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них (руб.)
- Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)
- Расписка работника в получении трудовой книжки
В книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносятся: трудовые книжки, переданные в кадровую службу работниками при оформлении приема на работу; книжки, впервые оформленные работникам в данной организации, а также вкладыши в трудовые книжки, выданные работникам в период работы в данной организации. При получении от работника трудовой книжки с вкладышем, оформленным в другой организации, регистрации подлежит только книжка (т. е. вкладыш отдельной строкой в книгу учета не вносится).
Книга содержит дополнительные материалы:
- Приложение №1 К Постановлению Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69 «Инструкция по заполнению трудовых книжек»
- Некоторые примеры внесения записей в трудовые книжки
- Пример оформления приказа «О назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек»
- Пример отчета «О наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее»
- Инструкция по ведению «Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них»
Контрольная пломба
Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.
Скачать бесплатно образец журнала
Рекомендуем приобрести
Нормативные материалы:
Законодательство:
-
Приказ Министерства труда и соцзащиты РФ от 19 мая 2021 г. N 320н "Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек"
-
"Порядок ведения и хранения трудовых книжек" Приложение N 2 к приказу Министерства труда и социальной защиты РФ от 19.05.2021 г. N 320н
-
КоАП РФ Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (в ред. Федерального закона от 03.07.2016 N 272-ФЗ)
40. Работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.
Указанные книги (журналы) должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).
Ответственность
Отсутствие или неправильное оформление "Книги учета движения трудовых книжек" является нарушением, за которое предусмотрена административная ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф, наложенный на должностное лицо организации, может составить от 500 до 5000 руб., а на организацию - от 30 000 до 50 000 руб.
Срок хранения
Срок хранения заполненной книги установлен п.463в «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (утв. Приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. N 236) и составляет 50/75 лет*.
*Срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 01.01.2003 г., хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 01.01.2003 г., хранятся 50 лет.
Полезная информация:
Ответы на часто задаваемые вопросы:
- Книга учета движения трудовых книжек - выдача дубликата
- Книга учета движения трудовых книжек - изменение названия организации
- Кто должен вести Книгу учета движения трудовых книжек
- Ошибки в книге учета движения трудовых книжек
Семинары по теме:
- Жижерина Ю.Ю. "Трудовые книжки: подаём сведения в электронном виде"-2
- Жижерина Ю.Ю. "Трудовые книжки: подаём сведения в электронном виде"
- Дмитрищук С. А. "Трудовые книжки: работа над ошибками"
- Дмитрищук С. А. "Трудовые книжки (продолжение)"
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.