Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. N 236
«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности ... Скачать
Журналы регистрации и учета и сроки их хранения
|
Номер статьи |
Вид документа |
Срок хранения документа <1> |
|
1 |
2 |
3 |
|
57. |
Документы, подтверждающие прием заявлений и выдачу лицензий: |
|
|
а) журналы регистрации заявлений, выдачи лицензий; |
До ликвидации организации |
|
|
б) расписки о получении лицензий |
5 лет (1) |
|
|
62. |
Журналы, книги регистрации, базы данных выдачи свидетельств об аккредитации |
5 лет |
|
125. |
Журналы, книги учета выдачи выписок из реестров владельцев ценных бумаг |
5 лет |
|
133. |
Журналы (базы данных) учета уведомлений о включении лиц в список инсайдеров или исключении из него |
5 лет |
|
134. |
Журналы (базы данных) учета, регистрации уведомлений, запросов и предоставления инсайдерской информации |
5 лет |
|
137. |
Журналы, базы данных регистрации договоров (контрактов) аренды (субаренды), безвозмездного пользования: |
|
|
а) недвижимого имущества; |
10 лет (1) (2) (3) |
|
|
б) движимого имущества |
5 лет (1) (3) |
|
|
138. |
Журналы, базы данных регистрации договоров: |
|
|
а) об отчуждении (приобретении) недвижимого имущества; |
До ликвидации организации |
|
|
б) покупок, продаж движимого имущества |
5 лет |
|
|
149. |
10 лет |
|
|
163. |
До ликвидации организации |
|
|
177. |
Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов |
5 лет |
|
182. |
Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля: |
|
|
а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности; |
Постоянно |
|
|
50/75 лет ЭПК (1) |
||
|
в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности; |
5 лет |
|
|
5 лет |
||
|
д) исполнения документов; |
3 года |
|
|
е) обращений граждан; |
5 лет |
|
|
ж) телеграмм, телефонограмм; |
3 года |
|
|
з) фото-, фоно-, видеодокументов; |
3 года |
|
|
и) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов; |
1 год |
|
|
к) использования съемных носителей информации |
5 лет |
|
|
183. |
Документы (журналы, реестры, базы данных) учета: |
|
|
3 года |
||
|
б) рассылки документов; |
1 год |
|
|
в) бланков строгой отчетности; |
3 года (1) |
|
|
г) копировальных работ; |
1 год |
|
|
д) выдачи дел во временное пользование; |
3 года (2) |
|
|
е) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности; |
1 год |
|
|
ж) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа |
5 лет |
|
|
227. |
Журналы регистрации заявок на участие в закупке на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг |
3 года |
|
228. |
Журналы регистрации представителей организаций, подавших заявки, прибывших на процедуру вскрытия конвертов с заявками на участие в закупке на поставку товаров, работ, услуг |
3 года |
|
233. |
Журналы, базы данных учета заявок об участии в конкурсах на получение грантов, субсидий |
3 года |
|
276. |
Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки) |
5 лет (1) |
|
292. |
Журналы, базы данных учета: |
|
|
а) ценных бумаг; |
До ликвидации организации |
|
|
б) расчетов с организациями; |
5 лет |
|
|
в) кассовых документов (счетов, платежных поручений); |
5 лет |
|
|
г) депонентов по депозитным суммам; |
5 лет |
|
|
д) доверенностей; |
5 лет |
|
|
е) договоров, контрактов, соглашений с юридическими и физическими лицами; |
5 лет |
|
|
ж) расчетов с подотчетными лицами; |
5 лет |
|
|
з) исполнительных листов |
5 лет |
|
|
302. |
Журналы, базы данных учета депонированной заработной платы |
5 лет |
|
319. |
Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним |
|
|
320. |
Журналы, карточки, базы данных учета: |
|
|
а) сумм доходов и налога на доходы работников; |
|
|
|
б) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость |
|
|
|
329. |
Журналы, карточки, базы данных учета: |
|
|
а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств; |
|
|
|
|
||
|
356. |
Журнал учета (базы данных) приема иностранных граждан, лиц без гражданства |
|
|
366. |
Документы (журналы, базы данных, картотеки, каталоги) учета материалов справочно-информационного фонда, библиотеки организации |
|
|
372. |
Журналы учета проведения экскурсий по выставкам |
|
|
384. |
Журнал учета работников, совмещающих профессии |
До минования надобности |
|
402. |
Табели (графики), журналы учета рабочего времени |
5 лет (1) |
|
416. |
Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ |
1 год (1) (2) |
|
423. |
Журналы, книги учета: |
|
|
а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); |
45 лет |
|
|
б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда |
5 лет |
|
|
424. |
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий |
45 лет |
|
459. |
Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе |
5 лет |
|
463. |
Книги, журналы, карточки учета, базы данных: |
|
|
а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников; |
50/75 лет |
|
|
б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); |
50/75 лет |
|
|
50/75 лет |
||
|
5 лет |
||
|
5 лет |
||
|
5 лет |
||
|
ж) отпусков; |
5 лет |
|
|
1 год |
||
|
и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации; |
50/75 лет |
|
|
к) выдачи служебных заграничных паспортов |
5 лет |
|
|
г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов |
5 лет |
|
|
473. |
Журналы, базы данных регистрации: |
|
|
а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; |
5 лет |
|
|
б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими; |
5 лет |
|
|
в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих; |
5 лет |
|
|
г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов; |
5 лет |
|
|
д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей; |
5 лет |
|
|
е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов; |
5 лет |
|
|
ж) обращений граждан и организаций, поступивших по "телефону доверия" по вопросам противодействия коррупции |
5 лет |
|
|
489. |
Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов |
50 лет |
|
493. |
Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ |
3 года |
|
494. |
Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ |
1 год |
|
502. |
Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград |
50/75 лет |
|
505. |
Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных |
10 лет |
|
511. |
Документы (заявки, заказы, графики отгрузки, диспетчерские журналы, записи поручений, сведения) о поставке материалов (сырья), оборудования и другой продукции |
3 года |
|
520. |
Документы (акты, справки, заявки, докладные и служебные записки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств |
5 лет |
|
526. |
Документы (уведомления, журналы, карточки учета материальных ценностей, складские свидетельства и квитанции, требования, погрузочные ордера, лимитно-заборные карты) об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах |
5 лет (1) |
|
547. |
Документы (заявления, справки, журналы регистрации заявлений, переписка) по выбору организаций, осуществляющих управление многоквартирными домами |
5 лет (1) |
|
554. |
5 лет |
|
|
557. |
Журналы учета заявок на проведение ремонта и профилактического осмотра транспортных средств |
1 год |
|
561. |
Журналы учета дорожно-транспортных происшествий |
5 лет |
|
577. |
Журналы, базы данных учета носителей информации, программно-технических средств защиты информации ограниченного доступа |
5 лет |
|
578. |
Журналы, базы данных поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации, эксплуатационной и технической документации и ключевых документов |
5 лет |
|
579. |
Журналы учета заявлений о повреждении средств связи |
1 год |
|
585. |
Журналы приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них |
5 лет |
|
586. |
Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей |
1 год |
|
598. |
Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне |
3 года |
|
608. |
Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций |
3 года |
|
609. |
Журналы учета занятий по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций |
3 года |
|
613. |
3 года |
|
|
619. |
5 лет |
|
|
630. |
Журналы регистрации выдачи полисов обязательного медицинского страхования |
5 лет |
|
642. |
Журнал регистрации приема документов государственных и муниципальных служащих для предоставления единовременной субсидии на приобретение жилого помещения |
10 лет |
<1> Срок хранения "Постоянно" означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.
Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Срок хранения "До минования надобности" не может быть менее одного года.
Срок хранения с отметкой "ЭПК" означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.
<2> ЭПК - Экспертно-проверочная комиссия.
<3> Здесь и далее срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (статья 22.1 Федерального закона N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации").