Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 г. N 236

20.12.2019

«Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»


Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности ... Скачать

Журналы регистрации и учета и сроки их хранения

Номер статьи

Вид документа

Срок хранения документа <1>

1

2

3

57.

Документы, подтверждающие прием заявлений и выдачу лицензий:

 

а) журналы регистрации заявлений, выдачи лицензий;

До ликвидации организации

б) расписки о получении лицензий

5 лет (1)

62.

Журналы, книги регистрации, базы данных выдачи свидетельств об аккредитации

5 лет

125.

Журналы, книги учета выдачи выписок из реестров владельцев ценных бумаг

5 лет

133.

Журналы (базы данных) учета уведомлений о включении лиц в список инсайдеров или исключении из него

5 лет

134.

Журналы (базы данных) учета, регистрации уведомлений, запросов и предоставления инсайдерской информации

5 лет

137.

Журналы, базы данных регистрации договоров (контрактов) аренды (субаренды), безвозмездного пользования:

 

а) недвижимого имущества;

10 лет (1) (2) (3)

б) движимого имущества

5 лет (1) (3)

138.

Журналы, базы данных регистрации договоров:

 

а) об отчуждении (приобретении) недвижимого имущества;

До ликвидации организации

б) покупок, продаж движимого имущества

5 лет

149.

Журналы учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля

10 лет

163.

Книги, журналы учета и выдачи печатей, штампов

До ликвидации организации

177.

Журналы, базы данных учета выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

5 лет

182.

Документы (журналы, реестры, базы данных) регистрации и контроля:

 

а) распорядительных документов по основной (профильной) деятельности;

Постоянно

б) распорядительных документов по личному составу;

50/75 лет ЭПК (1)

в) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности;

5 лет

г) поступающих и отправляемых документов;

5 лет

д) исполнения документов;

3 года

е) обращений граждан;

5 лет

ж) телеграмм, телефонограмм;

3 года

з) фото-, фоно-, видеодокументов;

3 года

и) заявок, заказов, нарядов на копирование и перевод в электронную форму документов;

1 год

к) использования съемных носителей информации

5 лет

183.

Документы (журналы, реестры, базы данных) учета:

 

а) приема посетителей;

3 года

б) рассылки документов;

1 год

в) бланков строгой отчетности;

3 года (1)

г) копировальных работ;

1 год

д) выдачи дел во временное пользование;

3 года (2)

е) регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности;

1 год

ж) экземпляров (копий) документов и носителей, содержащих информацию ограниченного доступа

5 лет

227.

Журналы регистрации заявок на участие в закупке на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг

3 года

228.

Журналы регистрации представителей организаций, подавших заявки, прибывших на процедуру вскрытия конвертов с заявками на участие в закупке на поставку товаров, работ, услуг

3 года

233.

Журналы, базы данных учета заявок об участии в конкурсах на получение грантов, субсидий

3 года

276.

Регистры бухгалтерского (бюджетного) учета (главная книга, журналы-ордера, мемориальные ордера, журналы операций по счетам, оборотные ведомости, накопительные ведомости, разработочные таблицы, реестры, книги (карточки), ведомости, инвентарные списки)

5 лет (1)

292.

Журналы, базы данных учета:

 

а) ценных бумаг;

До ликвидации организации

б) расчетов с организациями;

5 лет

в) кассовых документов (счетов, платежных поручений);

5 лет

г) депонентов по депозитным суммам;

5 лет

д) доверенностей;

5 лет

е) договоров, контрактов, соглашений с юридическими и физическими лицами;

5 лет

ж) расчетов с подотчетными лицами;

5 лет

з) исполнительных листов

5 лет

302.

Журналы, базы данных учета депонированной заработной платы

5 лет

319.

Журнал учета принятых справок о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера и уточнений к ним

320.

Журналы, карточки, базы данных учета:

а) сумм доходов и налога на доходы работников;

б) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость

329.

Журналы, карточки, базы данных учета:

а) основных средств (зданий, сооружений), обязательств;

б) материальных ценностей и иного имущества

356.

Журнал учета (базы данных) приема иностранных граждан, лиц без гражданства

366.

Документы (журналы, базы данных, картотеки, каталоги) учета материалов справочно-информационного фонда, библиотеки организации

372.

Журналы учета проведения экскурсий по выставкам

384.

Журнал учета работников, совмещающих профессии

До минования надобности

402.

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 лет (1)

416.

Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ

1 год (1) (2)

423.

Журналы, книги учета:

 

а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте);

45 лет

б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда

5 лет

424.

Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий

45 лет

459.

Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе

5 лет

463.

Книги, журналы, карточки учета, базы данных:

 

а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников;

50/75 лет

б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов);

50/75 лет

в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

50/75 лет

г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее;

5 лет

д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;

5 лет

е) лиц, подлежащих воинскому учету;

5 лет

ж) отпусков;

5 лет

з) прихода и ухода работников, местных командировок;

1 год

и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации;

50/75 лет

к) выдачи служебных заграничных паспортов

5 лет

г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов

5 лет

473.

Журналы, базы данных регистрации:

 

а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений;

5 лет

б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими;

5 лет

в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих;

5 лет

г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов;

5 лет

д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей;

5 лет

е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов;

5 лет

ж) обращений граждан и организаций, поступивших по "телефону доверия" по вопросам противодействия коррупции

5 лет

489.

Журналы учета выдачи дипломов, удостоверений, сертификатов, свидетельств о профессиональной переподготовке, повышении квалификации и их дубликатов

50 лет

493.

Журналы учета занятий организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ

3 года

494.

Журналы учета посещения занятий обучающимися в организациях, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ

1 год

502.

Журналы учета вручения (передачи) государственных, муниципальных и ведомственных наград

50/75 лет

505.

Журналы учета выдачи дубликатов документов к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, взамен утраченных

10 лет

511.

Документы (заявки, заказы, графики отгрузки, диспетчерские журналы, записи поручений, сведения) о поставке материалов (сырья), оборудования и другой продукции

3 года

520.

Документы (акты, справки, заявки, докладные и служебные записки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств

5 лет

526.

Документы (уведомления, журналы, карточки учета материальных ценностей, складские свидетельства и квитанции, требования, погрузочные ордера, лимитно-заборные карты) об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах

5 лет (1)

547.

Документы (заявления, справки, журналы регистрации заявлений, переписка) по выбору организаций, осуществляющих управление многоквартирными домами

5 лет (1)

554.

Журналы, базы данных учета путевых листов

5 лет

557.

Журналы учета заявок на проведение ремонта и профилактического осмотра транспортных средств

1 год

561.

Журналы учета дорожно-транспортных происшествий

5 лет

577.

Журналы, базы данных учета носителей информации, программно-технических средств защиты информации ограниченного доступа

5 лет

578.

Журналы, базы данных поэкземплярного учета средств криптографической защиты информации, эксплуатационной и технической документации и ключевых документов

5 лет

579.

Журналы учета заявлений о повреждении средств связи

1 год

585.

Журналы приема (сдачи) под охрану режимных помещений, спецхранилищ, сейфов (металлических шкафов) и ключей от них

5 лет

586.

Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей

1 год

598.

Журналы инструктажа по антитеррористической защищенности и гражданской обороне

3 года

608.

Журнал вводного инструктажа по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций

3 года

609.

Журналы учета занятий по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций

3 года

613.

Журналы учета инструктажей по пожарной безопасности

3 года

619.

Книги, журналы, регистрации листков нетрудоспособности

5 лет

630.

Журналы регистрации выдачи полисов обязательного медицинского страхования

5 лет

642.

Журнал регистрации приема документов государственных и муниципальных служащих для предоставления единовременной субсидии на приобретение жилого помещения

10 лет


<1> Срок хранения "Постоянно" означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.

Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Срок хранения "До минования надобности" не может быть менее одного года.

Срок хранения с отметкой "ЭПК" означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.

<2> ЭПК - Экспертно-проверочная комиссия.

<3> Здесь и далее срок хранения 50/75 лет означает, что указанные документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет. Указанные документы, образовавшиеся в процессе деятельности источников комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, подлежат экспертизе ценности по истечении установленных сроков хранения. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения (статья 22.1 Федерального закона N 125-ФЗ от 22 октября 2004 г. "Об архивном деле в Российской Федерации").

Возврат к списку