Описание
Журнал регистрации и учета личных дел позволяет регистрировать личные дела сотрудников. Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2006 года №609 обязанность ведения личных дел сотрудников распространяется только на государственные и муниципальные органы власти, однако во многих коммерческих организациях также ведется работа с личными делами сотрудников так как это впоследствии значительно упрощает работу: вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.
Вид основного раздела журнала:
Журнал содержит следующие графы:
1. Номер записи2. Регистрационный номер личного дела
3. Дата оформления (заведения) личного дела
4. Фамилия, имя, отчество работника
5. Табельный номер
6. Место хранения личного дела
7. Дата закрытия личного дела
8. Причина закрытия личного дела
9. Дата передачи личного дела в архив
10. Примечания
Как оформить личное дело сотрудника?
Оформление персонального дела сотрудника начинается с правильного заполнения титульного листа. На данном листе указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, дата начала работы в организации (она совпадает с датой оформления дела) и присвоенный номер. Записи выполняются аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета. Желательно при внесении информации избегать помарок и исправлений.
Далее идет по порядку вся имеющаяся информация на бумажных носителях. Личное дело пополняется документами по мере их поступления в период работы в организации.
В состав документов личного дела могут быть включены:
- заявление сотрудника о приеме его на работу;
- трудовой договор и дополнительные соглашенья к этому договору;
- личный листок по учету кадров и дополнения к нему;
- собственноручно заполненная сотрудником анкета либо написанная им автобиография;
- копия документов о получении образования;
- выписки из приказов об утверждении в должности;
- должностная инструкция;
- характеристики на сотрудника, рекомендательные письма, если таковые имеются;
- ксерокопии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.;
- копии либо выписки кадровых приказов (перевод на какую-либо должность, представления и т.п.);
- документы о награждениях, поощрениях;
- сведения о нарушениях, взысканиях;
- иные документы, относящиеся к конкретному сотруднику.
В личном деле обязательно должна быть опись. Это список всей документации, подшитой в персональное дело. В нем по каждому документу отражается следующая информация:
- название документа;
- дата подшивки документа;
- количество листов внесенного документа;
- при изъятии документа из личного дела отмечается дата изъятия, кем и по какой причине бал изъят;
- составленная опись заверяется уполномоченным специалистом.
Срок хранения документов в кадровой службе составляет: 10 лет для государственных служащих и 3 года для всех остальных.
При передаче дела в архив оно сшивается, нумеруется и описывается. Правильно оформленное личное дело передается в архив, где хранится в течение 75 лет.
По истечению данного срока персональные дела работников уничтожаются. Исключением являются документы граждан, занимавших руководящие должности, имевших правительственные награды и различные звания и т.п. Такие дела хранятся постоянно и уничтожению не подлежат.
Оформление и дальнейшее ведение личных дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов. Но правильно сформированная база личных данных является хорошим помощником в работе кадровика и руководителя предприятия.
Рекомендуем приобрести
Полезная информация:
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.