Описание
Журнал регистрации и учета личных дел позволяет регистрировать личные дела сотрудников.
Согласно Указу Президента РФ от 30.05.2006 года №609 обязанность ведения личных дел сотрудников распространяется только на государственные и муниципальные органы власти, однако во многих коммерческих организациях также ведется работа с личными делами сотрудников так как это впоследствии значительно упрощает работу: вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.
Вид основного раздела журнала:
Журнал содержит следующие графы:
- Номер записи
- Регистрационный номер личного дела
- Дата оформления (заведения) личного дела
- Фамилия, имя, отчество работника
- Табельный номер
- Место хранения личного дела
- Дата закрытия личного дела
- Причина закрытия личного дела
- Дата передачи личного дела в архив
- Примечания
Как оформить личное дело сотрудника?
Оформление персонального дела сотрудника начинается с правильного заполнения титульного листа. На данном листе указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, дата начала работы в организации (она совпадает с датой оформления дела) и присвоенный номер. Записи выполняются аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета. Желательно при внесении информации избегать помарок и исправлений.
Далее идет по порядку вся имеющаяся информация на бумажных носителях. Личное дело пополняется документами по мере их поступления в период работы в организации.
В состав документов личного дела могут быть включены:
- заявление сотрудника о приеме его на работу;
- трудовой договор и дополнительные соглашенья к этому договору;
- личный листок по учету кадров и дополнения к нему;
- собственноручно заполненная сотрудником анкета либо написанная им автобиография;
- копия документов о получении образования;
- выписки из приказов об утверждении в должности;
- должностная инструкция;
- характеристики на сотрудника, рекомендательные письма, если таковые имеются;
- ксерокопии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.;
- копии либо выписки кадровых приказов (перевод на какую-либо должность, представления и т.п.);
- документы о награждениях, поощрениях;
- сведения о нарушениях, взысканиях;
- иные документы, относящиеся к конкретному сотруднику.
В личном деле обязательно должна быть опись. Это список всей документации, подшитой в персональное дело. В нем по каждому документу отражается следующая информация:
- название документа;
- дата подшивки документа;
- количество листов внесенного документа;
- при изъятии документа из личного дела отмечается дата изъятия, кем и по какой причине бал изъят;
- составленная опись заверяется уполномоченным специалистом.
Срок хранения документов в кадровой службе составляет: 10 лет для государственных служащих и 3 года для всех остальных.
При передаче дела в архив оно сшивается, нумеруется и описывается. Правильно оформленное личное дело передается в архив, где хранится в течение 75 лет.
По истечению данного срока персональные дела работников уничтожаются. Исключением являются документы граждан, занимавших руководящие должности, имевших правительственные награды и различные звания и т.п. Такие дела хранятся постоянно и уничтожению не подлежат.
Оформление и дальнейшее ведение личных дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов. Но правильно сформированная база личных данных является хорошим помощником в работе кадровика и руководителя предприятия.
Контрольная пломба
Журнал опломбирован номерной индикаторной голографической пломбой.
Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.
Скачать бесплатно образец журнала
Рекомендуем приобрести
Полезная информация:
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.