Описание
Штамп "ВЕРНО" позволяет ускорить подготовку копий документов.
При заверении копии документа необходимо вписать в оттиск дату заверения, а также поставить подпись ответственного лица и печать организации.
Как правильно заверить копию документа?
Согласно ГОСТ Р 51141-98
КОПИЯ ДОКУМЕНТА - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
В настоящее время действует несколько документов, содержащих правила оформления копий документов и свидетельствования верности копии (выписки из документа):
- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28)
- Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», с изменениями от 08.12.2003, внесенными Федеральным законом № 169-ФЗ.
- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; приложение 11 "Правила оформления реквизитов документов"
Заверяют копии документов следующим образом: на свободном месте под текстом оформляется реквизит «Отметка о заверении копии», который включает:
- Слово «Верно»
- Должность лица, заверяющего копию
- Подпись
- Расшифровка подписи
- Дата заверения копии
- Печать
Образец оформления
|
Верно |
подпись |
А.И. Петрова |
Если изготовлена копия с документа, оформленного на листе с оборотом, то заверяются обе стороны копии.
Если документ содержит более 1-го листа, то можно либо заверить каждую страницу, либо оформить отметку о заверении копии следующим образом:
- Прошить многостраничный документ, выводя концы ниток через последний лист документа (назад). Если копия изготавливается на листах с оборотами и последняя страница содержит информацию, которая станет недоступной после заверении, то нужно сшить с документом еще один пустой лист.
- Пронумеровать все страницы копии документа.
- Концы нитей завязать узлом, на который приклеить наклейку, содержащую текст: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью NN листов (NN страниц)»; Далее указывается должность лица, заверяющего копию документа, проставляется его подпись, расшифровка подписи, дата заверения копии и печать. Печать проставляется таким образом, чтобы часть оттиска захватывала наклеенный квадрат, а часть была на листе документа.
Как правильно прошить и опечатать документ смотрите в нашем видео:
Штампы Ideal by Trodat - надежные инструменты в современном делопроизводстве. С их помощью можно быстро и четко создавать отпечатки с стандартным текстом, что значительно оптимизирует организацию документооборота. Эффективность и точность штампов Ideal обеспечивают четкость и профессиональный вид документов, сокращая время на рутинные задачи.
Использование штампов в делопроизводстве имеет неоспоримые преимущества. Они способствуют установлению единых стандартов оформления документов, что повышает корпоративный имидж. Штампы Ideal by Trodat - это не просто инструмент, а незаменимый партнер в эффективной организации рабочего процесса и поддержании профессиональной репутации.
