Описание
Журнал регистрации входящих документов применяется для регистрации поступивших в организацию документов, требующих учета и исполнения.
Вид основного раздела журнала:
Журнал содержит следующие графы:
2. Дата регистрации
3. Отправитель
4. Вид документа. Краткое содержание (заголовок)
5. Исходящие дата и номер документа
6. Резолюция, исполнитель
7. Подпись исполнителя
8. Отметка об исполнении, дата
9. Место хранения оригинала документа
10. Примечание
Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.
Регистрация преследует три цели:
- учет документов;
- контроль за их исполнением;
- справочная работа по документам.
Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.
Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.
Как правило, не подлежат регистрации:
- письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
- рекламные письма;
- поздравительные письма и телеграммы;
- приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
- печатные издания (книги, брошюры, журналы);
- пакеты с пометой «лично»;
- копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
- информационные материалы и т.д..
Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.
Рекомендуем приобрести
Нормативные материалы:
Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.