Как разработать положение о подразделении
Материал портала "Кадры решают все"
Положения о структурных подразделениях
Положения о структурных подразделениях не являются обязательным документом в соответствии с трудовым законодательством, однако именно в них закрепляется распределение «ролей» между подразделениями и сотрудниками внутри одной организации.
Требования к содержанию Положений могут быть определены внутренними документами организации (например, стандартом предприятия). Если таких документов у вас нет, то при разработке Положения можно использовать типовой шаблон Положения о структурном подразделении.
В любом случае при разработке Положения исходите из того, что в нем должны быть указаны:
- место в структуре организации (самостоятельное подразделение или входит в состав департамента, управления и т. д.);
- какими документами в своей деятельности руководствуется (федеральными законами, Уставом, другими документами предприятия);
- структура подразделения;
- непосредственный руководитель подразделения;
- основные задачи подразделения;
- функции, права, ответственность подразделения.
Для того чтобы избежать споров о компетенции и ответственности за выполнение тех или иных функций, тщательно продумывайте содержание Положения о структурных подразделениях и составляйте его как можно более подробным.
Положение визируется руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.
СТАНДАРТ РАЗРАБОТКИ
ПОЛОЖЕНИЯ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ
1. Область применения
Настоящий стандарт устанавливает общие требования к содержанию, а также общие правила разработки, принятия и регистрации, внесения изменений и пересмотра Положений о структурных подразделениях Общества (далее — Положений о подразделениях, Положений).
Настоящий стандарт применяют все подразделения Общества.
2. Назначение и статус Положений о подразделениях
- Положение о подразделении - внутренний организационный документ, разрабатываемый с целью организационно-правового закрепления за подразделением функций управления, рационального разграничения полномочий, установления прав, обязанностей и ответственности руководителя подразделения.
- Положения о подразделениях являются составной частью документации Общества.
- Положения о подразделениях являются основанием для разработки типовых и, при необходимости, персональных должностных инструкций сотрудников подразделений.
- Положения о подразделениях разрабатывают в соответствии с действующими организационно-управленческими документами и настоящим стандартом.
Для подразделений, непосредственно подчиняющихся генеральному директору, Положения утверждаются приказом генерального директора. Для других подразделений Положения утверждаются директором, в компетенции которого в соответствии с утвержденной организационной структурой и распределением полномочий находятся данные подразделения
3. Общие требования к построению, содержанию и оформлению Положений о подразделениях.
3.1. Положения о подразделениях в общем случае включают следующие структурные элементы и разделы:
- титульный лист;
- наименование;
- основное назначение;
- нормативные основания деятельности;
- структура подразделения;
- функции подразделения и распределение ответственности;
- взаимодействия;
- материальное и информационное обеспечение;
- обеспечение условий труда и безопасности персонала;
- делопроизводство и конфиденциальность.
3.2. Состав и порядок расположения разделов Положения, наименования отдельных разделов могут быть изменены с учетом специфики подразделения.
3.3. В разделе «Основное назначение» указывают:
- место подразделения в структуре предприятия (подразделение может быть как самостоятельным, так и входить в состав более крупного подразделения);
- подчиненность подразделения (кому подчиняется подразделение — непосредственно генеральному директору или директору по направлению, начальнику управления, службы, отдела и т. д.);
- целевое назначение (основные задачи) подразделения;
- порядок создания и ликвидации подразделения (при необходимости).
3.4. В разделе «Нормативные основания деятельности» приводят перечень внешних и внутренних нормативных документов, в соответствии с которыми разработано данное Положение, 3.5. В разделе «Структура подразделения» в соответствии со спецификой подразделения указывают:
- структуру подразделения, порядок ее формирования и утверждения;
- порядок назначения на должность, снятия и замещения руководителя подразделения (при необходимости указывают квалификационные требования к руководителю — образование, стаж, квалификационную категорию);
- основные задачи руководителя подразделения;
- наличие заместителей, их количество, порядок распределения между ними основных задач подразделения (должностных обязанностей);
- порядок утверждения Положений о структурных единицах подразделения, утверждения должностных инструкций работников;
- порядок формирования штата подразделения.
Структуру подразделения отражают:
текстовым способом — путем перечисления структурных единиц (подразделений либо групп работников, выполняющих работы по отдельным направлениям, либо отдельных работников) и описания взаимосвязей между ними;
- графическим способом —- в виде схемы, на которой отражены структурные единицы подразделения, административные (сплошные линии) и, по возможности, функциональные (пунктирные линии) взаимосвязи между ними.
3.6. В разделе «Функции подразделения и распределение ответственности» отражают:
- основные действия или виды работ, которые выполняет подразделение для решения поставленных перед ним основных задач;
- распределение функций (обязанностей) и ответственности между работниками подразделения;
- должностные обязанности, персональные права и ответственность руководите ля подразделения в соответствии с действующим законодательством (при необходимости).
- Функции излагают в порядке значимости или очередности выполнения.
- В Положениях о подразделениях, как правило, указывают, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.
3.7. В разделе «Взаимодействия» описывают:
- взаимодействие подразделения с другими подразделениями и должностными лицами на уровне материальных (работы, материальные ценности) и информационных (документы) потоков;
- периодичность и сроки выполнения работ, предоставления информации, документов, материальных ценностей;
- порядок разрешения разногласий, возникающих между подразделениями.
3.8. В разделе «Материальное и информационное обеспечение» описывают:
- внутренние и внешние источники и порядок обеспечения подразделения оборудованием, мебелью, средствами оргтехники и др.;
- организацию учета и сохранности материальных ценностей;
- порядок обеспечения нормативными документами, литературой и другими информационными ресурсами.
3.9. В разделе «Делопроизводство и конфиденциальность» приводят номенклатуру дел, ведущихся в подразделении, и указывают должностное лицо, ответственное за делопроизводство. При большом объеме номенклатуру дел приводят в приложении. При необходимости в данном разделе устанавливают виды информации (документов) конфиденциального характера, а также правила обращения с указанной информацией.
3.10 В разделе «Обеспечение условий труда и безопасности персонала» приводят правила поддержания санитарно-гигиенического состояния закрепленных за подразделением помещений и обеспечения безопасности работ либо ссылки на нормативные документы, устанавливающие данные правила, а также указывают ответственных должностных лиц.
4. Разработка, утверждение, введение в действие и регистрация Положений о подразделениях
4.1. Разработку и согласование Положений о подразделениях структурные подразделения осуществляют самостоятельно. Разработку Положения выполняет, как правило, руководитель подразделения.
4.2. Исполнитель разрабатывает проект Положения о подразделении.
4.3. Проект Положения о подразделении согласовывают с вышестоящим руководителем и заинтересованными должностными лицами. Согласование может осуществляться, например, с:
- руководителями подразделений, с которыми взаимодействует данное подразделение;
- начальником управления кадров;
- начальником юридической службы.
Конкретный состав согласующих подразделений и должностных лиц определяет руководитель подразделения,
4.4. Ознакомление сотрудников подразделения с утвержденным Положением организует руководитель подразделения.
5. Изменение, пересмотр и отмена Положений о подразделениях
5.1. Изменения в Положения о подразделениях вносят руководители подразделений в следующих случаях:
- при плановом пересмотре Положения;
- при реорганизации, переименовании подразделения и изменении его подчиненности, а также изменении штатного расписания;
- при изменении нормативных оснований деятельности;
- по инициативе руководства и сотрудников подразделения с целью улучшения деятельности.
5.2. Порядок согласования изменений к Положениям аналогичен порядку согласования Положений. Срок внесения изменений — один месяц.
5.3. При необходимости внесения большого количества изменений разрабатывают новую редакцию Положения.
5.4. Плановый пересмотр Положений осуществляют руководители подразделений не реже одного раза в пять лет.
5.5. Отмену действующего Положения о подразделении осуществляют при утверждении новой редакции или ликвидации данного подразделения. При необходимости вносят соответствующие изменения и дополнения в действующие организационно - управленческие документы Общества.