Трудовые книжки
Вкладыш в трудовую книжку: нужно ли регистрировать
Нужно ли регистрировать вкладыши, вшитые в трудовые книжки работников предыдущими работодателями, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них на новой работе?
Этот вопрос давно является спорным среди кадровых специалистов. Разбираться в вопросах ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нужно каждому кадровому специалисту, поскольку все работодатели обязаны вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). За отсутствие такой книги учета или неправильное ее ведение при проверке Гострудинспекции работодателей привлекают к ответственности.
На практике мы встречали разные подходы к регистрации вкладышей в трудовые книжки, которые уже вшиты в трудовые книжки работников.
Многие специалисты регистрируют серию и номер только трудовой книжки, но не вкладыша, ибо он вшит в трудовую книжку и на трудовой книжке стоит штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Такие специалисты считают, что регистрировать вкладыши нужно, только если «текущий» работодатель выдает его работнику (вшивает в книжку). Другие же специалисты регистрируют и трудовую книжку, и вкладыш в нее, причем традиционно в одной строке.
Но давайте посмотрим, что сказано об этом в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
Согласно п. 41 Правил в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
Из анализа данной нормы можно сделать вывод, что вкладыш в трудовую книжку регистрируется в книге учета только при выдаче его работодателем (при его оформлении, когда он вшивается в саму трудовую книжку и в нем делаются соответствующие записи), дословно из нормы: «выданные работникам вновь», т.е. новые.
Если Вы учитывали и трудовые книжки, и вкладыши в них, вшитые предыдущими работодателями, вряд ли стоит опасаться штрафа: на практике мы не сталкивались с тем, чтоб инспекторы ГИТ кого-то за это штрафовали.