Трудовые книжки

Трудовой стаж исчисляется только в соответствии с записями, внесёнными в трудовую книжку, несмотря на то, что исчисляемые в Пенсионный фонд средства тщательно регистрируются и фиксируются в сведениях ПФР.

Вплоть до конца 2014 года, работодатель имел право по своему усмотрению отказать в выдаче трудовой книжки на руки работнику без увольнения.

С начала 2015 года эти действия работодателя регламентируются законодательным проектом от 21.07.14, под № 216-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ», в силу принятия ФЗ «О страховых пенсиях», «О накопительной пенсии». После выхода этих законов, работодателю вменились обязанности выдачи трудовой книжки работнику, который оформляет пенсию.

Изначально это постановление вызвало своего рода панику среди работодателей и кадровиков, которые понимают, что эти резолютивные документы не регламентируют передачу ответственности за трудовую книжку владельцу, который временно её получил.

А в том случае если он не вернёт трудовую книжку – ответственность за её отсутствие с работодателя полностью не снимется.

Для того чтобы снизить степень риска за выдачу трудовой книжки владельцу, работодателю следует:

1. получить от владельца трудовой книжки заявление с просьбой выдачи документа
2. удостоверить его собственной подписью и резолюцией «выдать»
3. предоставить трудовую книжку взамен расписки об её получении от владельца трудовой

Основным документом, который определяет отчуждение ответственности за хранение трудовой, станет заявление. Даже если в организации за ведение трудовых книжек отвечает уполномоченное лицо или кадровый работник, то заявление можно передать через него, но написано, оно должно быть, на имя руководителя.

Такое заявление может составляться в свободной форме, без особых претензий к его содержанию. Однако дальновидные кадровики и работодатели определяют необходимость указания в заявлении перехода ответственности к владельцу на период пользования книжкой.

После надлежащего оформления так называемой «шапки» заявления, можно внести в его текст полностью или выборочно следующие сведения:

1. просить выдать на руки трудовую книжку для предоставления в ПФР
2. пояснить, что это требование продиктовано законодательными документами, в соответствии с чем, производится расчёт трудового стажа для начисления пенсии
3. определить сроки, необходимые для проведения процедуры
4. указать, что на момент нахождения трудовой книжки на руках владельца, он несёт полную ответственность за её сохранность

Написанное заявление должен рассмотреть руководитель лично. Несмотря на то, что он обязан представить требуемый документ, ему нужно поставить резолюцию с разрешением выдачи.

На этом основании может быть выдана трудовая книжка, но обязательно под расписку об её получении. В расписке лаконично указываются сведения о том, что работник:

• получил трудовую книжку, указав серию и номер
• обязуется её вернуть в указанный срок

После возвращения документа работодателю, расписка должна быть возвращена владельцу.

При соблюдении данного алгоритма, дополнительных записей о регистрации выдачи трудовой книжки не потребуется.