Моя корзина
В корзине 1 товар
на сумму 0 руб.
+7 (495) 120-02-72

8 (800) 500-92-16

Федеральная архивная служба России
Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Комплекс нормативно-методических документов по документированию кадровой работы в управленческих структурах различных форм собственности,  обеспечению сохранности кадровой документации и  порядку передачи документов правопреемникам и  на государственное хранение

 

СОДЕРЖАНИЕ

I          Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации

1         Общие положения

2         Организация документирования деятельности службы кадров

3         Рекомендации по формированию и ведению Табеля форм документов службы кадров

4         Учет кадров, создание и ведение справочного аппарата

5         Формирование и ведение личных дел

6         Составление и ведение номенклатуры дел службы кадров

7         Хранение дел службы кадров

8         Подготовка дел службы кадров к сдаче в архив организации

9         Порядок передачи дел службы кадров на хранение

10      Приложения

II        Примерная номенклатура дел службы кадров

III      Перечень нормативных правовых актов 

 

I. Примерная инструкция по делопроизводству  в службе кадров организации

1. Общие положения

1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в службе кадров организации (далее именуется - Примерная инструкция) разработана в целях подготовки единых требований и правил по организации кадровых документов в делопроизводстве, обеспечению их сохранности и архивному хранению для организаций независимо от их организационно-правовой формы, направления деятельности и формы собственности.

1.2. Примерная инструкция содержит единые требования и правила по документированию кадровой деятельности и организации работы с документами в организациях.

1.3. Примерная инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными документами федеральных органов исполнительной власти (Министерство труда и социального развития Российской Федерации, Государственный комитет Российской Федерации по статистике, Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии) для архивной службы, регламентирующими оформление, хранение и использование кадровой документации.

1.4. Службы кадров организаций на основе требований и правил Примерной инструкции, могут разрабатывать и утверждать собственные индивидуальные инструкции по документированию кадровой деятельности и организации работы с кадровыми документами.

1.5. Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с кадровыми документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и хранение, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.6. Ведение и совершенствование документирования кадровой деятельности и организации работы с кадровыми документами с применением современных технологических средств осуществляется службой кадров (или ответственным должностным лицом по работе с кадрами) организации.


2. Организация документирования  деятельности службы кадров

2.1. Общие положения

2.1.1. Документальное оформление кадровых задач представляет собой процесс создания кадровых документов (документирование управления кадрами) и процесс обработки кадровых документов (организация работы с документами по кадрам) по всему комплексу кадровых задач (или деятельности службы кадров организации). Этот процесс выполняется в строгом соответствии с действующими нормативными правовыми актами.

2.1.2. Процессом создания документов по кадрам и их обработкой занимаются непосредственно работники службы кадров, эффективность их работы напрямую связана с организационным, правовым, техническим и кадровым обеспечением деятельности этой службы.

Организационное обеспечение управления кадрами заключается в наличии службы кадров как самостоятельного структурного подразделения (или должностного лица, ответственного за кадровую работу), подчиняющегося непосредственно руководителю организации или его заместителю.

Правовое обеспечение управления кадрами заключается в наличии нормативно-методической базы по работе с документов по кадрам, включающей федеральные нормативные акты, регулирующие вопросы трудового права работников, охраны их труда, трудовых отношений, права на доступ к информации о работниках, соблюдения ими государственной тайны, и т.п.; межведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации документов по кадрам; внутриведомственные нормативно-методические документы (инструкции, рекомендации, правила и т.д.), отражающие технологию работы с кадровыми документами.

Техническое обеспечение управления кадрами заключается в наличии и использовании необходимых в процессе документирования и обработки документов по кадрам современных электронно-вычислительных и организационных технических средств, средств связи и передачи информации, а также информационных технологий.

Кадровое обеспечение управления кадрами заключается в наличии профессиональных квалифицированных работников для выполнения поставленных перед службой кадров задач.

2.2.  Документирование процесса управления кадрами

2.2.1. Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации), оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам.

Процесс документирования осуществляется с помощью традиционных методов обработки кадровых документов и автоматизированным способом.

2.2.2. Организация документирования процесса управления кадрами включает в себя:

§          состав документов по кадрам;

§          требования к оформлению реквизитов и составлению текстов документов по кадрам;

§          рекомендации по составлению и оформлению отдельных групп документов по кадрам;

§          рекомендации по формированию и ведению Табеля форм документов службы кадров.

2.2.3. Документирование деятельности службы кадров охватывает следующие кадровые управленческие задачи:

§          организацию труда работников;

§          заключение трудового договора (контракта) и приема на работу;

§          перевод на другую работу;

§          предоставление отпусков работникам;

§          поощрение работников;

§          наложение дисциплинарных взысканий на работников;

§          аттестацию работников;

§          учет использования рабочего времени;

§          привлечение работников к работе в выходные дни;

§          оформление служебных командировок;

§          прекращение трудового договора и увольнение с работы.

2.2.4. Организация работы с документами по кадрам включает в себя:

§          учет кадров ведение справочного аппарата;

§          формирование и ведение личных дел;

§          составление и ведение номенклатуры дел службы кадров;

§          подготовку дел службы кадров к сдаче в архив организации;

§          хранение дел службы кадров;

§          порядок передачи дел правопреемнику и в государственный архив.


2.3. Состав документов по кадрам

2.3.1. В соответствии с задачами (п.2.2.3) в службе кадров организуется система документов по кадрам, составляющих его документационную базу.

Состав этой документационной базы определяется компетенцией и функциями службы кадров, порядком решения кадровых вопросов, характером взаимоотношений между организацией (работодателем) и работниками.

2.3.2. По каждой кадровой задаче создается максимальный набор унифицированных документов, которые отражают специфику каждой конкретной задачи и входят в состав документов по кадрам.

Состав документов по кадрам, установленные нормы и правила, регламентирующие порядок создания и обработки документов по кадрам приведены в приложении 1.

2.4. Требования к оформлению реквизитов и составлению текстов документов по кадрам

2.4.1. Документирование управления кадрами, как процесс создания документов по кадрам, и унификация кадровых форм базируется на требованиях «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденной приказом руководителя Федеральной архивной службы России 27 ноября 2000 г. № 68 и зарегистрированной Минюстом России 26 декабря 2000 г. № 2508[1].

2.4.2. Унификации подвергаются: форматы, состав и расположение реквизитов, тексты документов по кадрам.

Унификация документов по кадрам заключается в установлении единообразия состава и форм документов по кадрам, фиксирующих однотипные кадровые функции и задачи, в целях сокращения количества применяемых кадровых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных автоматизированных систем документации, функционирующих в организации.

2.4.3. Документы по кадрам должны оформляться, как правило, на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

В качестве обязательных реквизитов документов по кадрам выступают: наименование организации автора документа; код организации автора документа; наименование вида документа или унифицированной формы документа; код формы документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту документа; текст; подпись; визы согласования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

2.4.4. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций республик Российской Федерации оформляются на государственном языке Российской Федерации, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

2.4.5. Код организации автора документа проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телекса, счет в банке, адрес электронной почты и др.).

2.4.6. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением) организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (классы 0200000, ).

В письме наименование вида документа не указывают.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

2.4.7. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания (принятия решения), для акта дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются тремя парами арабских цифр, разделенными точкой. Например, дату 05 января 2000 г. следует оформлять 05.01.2000.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 января 200 2 г.

2.4.8. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.4.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

2.4.10 Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

2.4.11. Гриф ограничения доступа к документу (конфиденциально, для служебного пользования и др.), отметку о статусе документа (копия, проект и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Гриф ограничения доступа можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации ограниченного доступа.

2.4.12. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например:

Минюст России

Управление систематизации

законодательства

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Бухгалтерия

Старшему экономисту

А.С. Николаеву

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрациям районов

Московской области

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Председателю садового товарищества

«Можайские дали»

В.А. Бунееву

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Б. Черкасский пер., д. 5/2/6, Центр, Москва, 103012

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, почтовый адрес, например:

О.И. Петрову

ул. Русанова, д. 33, кв. 12,

Москва, 129323

2.4.13. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Личная

подпись И.В. Сергеев

12.09.02

Допускается в реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ «Болшевский текстиль»

Личная

подпись И.В. Сергеев

12.09.02

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО и наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Председателя

Правления банка

от 30.09.02 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

2.4.14. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

А.В. Зайцевой

П.С. Никитину

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «ХИТЭК» к 21.12.02

Личная подпись

05.11.02

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

2.4.15. Заголовок к тексту документа включает краткое содержание документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

§          о чем (о ком)?, например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

§          чего (кого)?, например: Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

2.4.16. Отметка о контроле это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

2.4.17. Язык документа определяется в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации»:

§          на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в государственных органах, организациях, предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальное делопроизводство в республиках ведется на государственных языках данных республик. Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик;

§          официальная переписка и иные формы официальных взаимоотношений между государственными органами, организациями, предприятиями, учреждениями республик Российской Федерации с адресатами в Российской Федерации ведутся на государственном языке Российской Федерации;

§          делопроизводство в сфере обслуживания и коммерческой деятельности ведется на государственном языке Российской Федерации и иных языках, предусмотренных договорами между деловыми партнерами;

§          граждане Российской Федерации вправе обращаться в государственные органы, организации, на предприятия и учреждения Российской Федерации с обращениями (заявлениями, жалобами, предложениями) на государственном языке Российской Федерации, родном языке или на любом другом языке народов Российской Федерации. которым они владеют.

2.4.18. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, должен состоять из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например приказы распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления просьбу без пояснения; справки, докладные записки оценку фактов, выводы).

2.4.19. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, должны быть указаны их реквизиты: наименование документа, наименование организации автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами с точкой.

2.4.20. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

§          от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

§          от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

2.4.21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его заголовок, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если к письму прилагают другой документ, так же имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.02 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

2.4.22. Если приложение к распорядительному документу применяется как самостоятельный правовой акт (правила, инструкции и т.д.), то в тексте распорядительного документа должна содержаться формулировка «Утвердить» указанное приложение. На первой странице приложения в правом верхнем углу проставляется гриф утверждения со ссылкой на соответствующий нормативный акт, например:

Утверждено

Приказом Федеральной архивной

службы России

от 27.10.02 № 20

Если приложение к распорядительному документу не имеет самостоятельного значения, то в тексте распорядительного документа делается ссылка на приложение («В соответствии с приложением»). На первой странице приложения оформляется соответствующая отметка «Приложение №» с указанием порядкового номера приложения, названия распорядительного документа, его даты и номера. Допускается выражение «Приложение №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу директора института

от 15.06.02 № 19

Если необходимо, указывается номер пункта распорядительного документа, к которому относится данное приложение, без указания названия распорядительного документа. Например:

Приложение № 12

к п. 10.1.19

2.4.23. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на чистом листе бумаги без использования бланка, то в наименование должности включается название организации. Например:

Исполнительный директор

АОЗТ «Партнер»

Личная подпись

Н.А. Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Допускается в реквизите «Подпись» центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

АОЗТ «Партнер»

Личная подпись

Н.А. Федоров

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор

Личная подпись

М.А. Медведев

Главный бухгалтер

Личная  подпись

Н.И. Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель генерального

директора ООО «Восход»

Заместитель генерального директора

торговой фирмы «Метро»

Личная подпись

В.М. Степанов

Личная подпись

А.П. Миронов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии

Личная

подпись

Н.В.Куликов

Члены комиссии

Личная

Личная

Личная

подпись

подпись

подпись

К.М. Артемьева

С.П. Матвеев

В.А. Филатов

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия ( исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

2.4.24. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Гриф с огласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная

подпись А.Г. Грязнова

23.04.02

Если согласование осуществляют письмом, протоколом или другими документами, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.02 № 451-805

или

Протокол заседания

Правления страховой

компании «Планета»

от 21.06.02 № 10

Если документ согласовывается с несколькими лицами или организациями грифы согласования могут располагаться на отдельном «Листе согласования». На документе проставляется отметка «Лист согласования прилагается».

2.4.25. Внутреннее согласование оформляется визой. Виза согласования включает наименование должности и подпись лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись 25.01.2001

А.С. Орлов

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись 25.01.2001

А.С. Орлов

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

На документе, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном «Листе согласования».

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложений.

2.4.26. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копии документа используются гербовая и другие печати. Использование печатей в организациях регламентируется нормативными актами в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Оттиск печати должен быть хорошо читаем.

2.4.27. При удостоверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют : заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату удостоверения, например:

Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В. Колосков

07.06.02

2.4.28. Отметка об исполнителе вк лючает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметка об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров или Иван Васильевич Петров

924 45 67 924 45 67

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2.4.29. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

2.4.30. Если документ содержит более одного листа, то листы нумеруются. Номер листа проставляется арабскими цифрами посередине верхнего поля листа документа начиная со второго.


2.5. Рекомендации по составлению и оформлению отдельных групп документов по кадрам

2.5.1. Документирование организации труда работников

Для реализации этой задачи используется следующий комплекс унифицированных кадровых документов: коллективный договор (приложение 2) ; устав (положение) организации (приложение 3) ; правила внутреннего трудового распорядка (приложение 4) ; положение о структурном подразделении (приложение 5) ; должностная инструкция (приложение 6) ; структура и штатная численность (приложение 7) ; штатное расписание (приложение 8) ; приказ о распределении обязанностей между руководством организации (приложение 9).

2.5.2. Документирование заключения трудового договора и приема на работу

Документирование задачи «Заключение трудового договора и оформления приема на работу» оформляется следующим комплексом документов: заявление о приеме на работу (приложение 10), трудовой договор (контракт)[2], приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу (приложения 11, 12), личный листок по учету кадров (анкета) (приложение 13), дополнение к личному листку по учету кадров (дополнение к анкете) (приложение 14), автобиография (приложение 15), резюме (приложение 16).

2.5.3. Документирование перевода на другую работу[3]

Документирование перевода на другую работу оформляется следующим комплексом документов: приказом (распоряжением) о переводе работника (работников) на другую работу (приложения 17, 18); заявлением о переводе на другую работу (приложение 19), представлением руководителя структурного подразделения о переводе работника на другую работу (приложение 20).

2.5.4. Документирование предоставления отпусков работникам

Документирование задачи предоставления отпусков работникам организации осуществляется комплексом следующих документов: график отпусков (приложение 21), заявление о предоставлении отпуска (приложение 22), приказ (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику (работникам) (приложения 23, 24) и записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (приложение 25).

2.5.5. Документирование поощрения работников

Документирование задачи поощрения работников организации сопровождается составлением комплекса следующих документов: представление о поощрении (приложение 26) и издание приказа (распоряжения) о поощрении работника (работников) (приложения 27, 28).

2.5.6. Документирование наложения дисциплинарных взысканий на работников[4]

Документирование задачи наложения дисциплинарных взысканий на работников оформляется комплексом документов: объяснительная записка работника о причинах нарушении трудовой дисциплины (приложение 29), докладная записка руководителя структурного подразделения (приложение 30 ), приказ руководителя организации (на основании объяснительной записки или объяснительной и докладной записок) о наложении дисциплинарного взыскания (приложение 31).

2.5.7. Документирование аттестации работников[5]

Комплекс документов, необходимых для проведения аттестации работников организации включает в себя: приказ о создании аттестационной комиссии и проведении аттестации (приложение 32), представление на аттестацию работника (приложение 33), график проведения аттестации (приложение 34), протокол заседания аттестационной комиссии (приложение 35), аттестационный лист (приложение 36), примерный перечень показателей для оценки квалификации работников (приложение 37), приказ об утверждении итогов аттестации (приложение 38).

2.5.8. Документирование учета использования рабочего времени[6]

В комплекс документов по учету использования рабочего времени входят: график предоставления дополнительных дней отдыха (приложение 39), заявление об установлении (отмене) неполного рабочего времени (приложение 40).

Документирование сверхурочных работ оформляется комплексом документов: заявка о проведении сверхурочных работ (приложение 41), протокол заседания выборного профсоюзного органа в случае его наличия в организации (приложение 42), приказ о проведении сверхурочных работ (приложение 43).

Учет сверхурочных работ, выполненных каждым работником, оформляется следующим образом: в каждом подразделении ведется специальный журнал учета сверхурочных работ (приложение 44), на основании этих журналов составляется сводный журнал учета сверхурочных работ по организации (приложение 45).

2.5.9. Документирование привлечения работников к работе в выходные дни[7]

Документирование задачи привлечения работников к работе в выходные дни оформляется комплексом документов: приказ о привлечении к работе в день (дни) отдыха (приложение 46), заявление об отгуле(ах) (приложение 47), распоряжение о предоставлении отгула(ов) (приложение 48).

2.5.10. Документирование служебных командировок

Документирование задачи оформления служебных командировок включает в себя комплекс документов: служебное задание для направления в командировку (приложение 49), командировочное удостоверение (приложение 50), приказ (распоряжение) о направлении работника ( работников) в командировку (приложения 51, 52), отчет о командировке (приложение 49), авансовый отчет (приложение 53), журналы регистрации работников, прибывающих и выбывающих в командировку (приложение 54).

2.5.11. Документирование прекращения трудового договора и увольнения с работы[8]

Документирование задачи прекращения трудового договора (контракта) и увольнения с работы оформляется комплексом документов: заявление об увольнении (приложение 55), представление о расторжении трудового договора (контракта) (приложение 56), протокол выборного профсоюзного органа (приложение 57), приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (работниками) (приложения 58, 59).

3. Рекомендации по формированию и ведению Табеля форм документов службы кадров

3.1. Назначение Табеля форм документов по кадрам

3.1.1. В целях сокращения количества применяемых форм документов по кадрам и документирования кадровой службы на строго правовой и функциональной основе служба кадров разрабатывает Табель форм документов по кадрам.

Табель форм документов по кадрам это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов по кадрам, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности службы кадров, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы.

3.1.2.Табель форм документов по кадрам предназначается для:

§          оптимизации состава применяемых в службе кадров форм документов и их закрепления в едином нормативном документе;

§          классификации применяемых в деятельности службы кадров форм документов по функциям управленческой деятельности;

§          унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки управленческих документов в службе кадров;

§          унификации форм документов службы кадров;

§          упорядочения документальной базы службы кадров в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

3.1.3. В текущей деятельности службы кадров Табель форм документов по кадрам выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых службой кадров для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

3.1.4. Наряду с разработкой Табеля форм документов по кадрам целесообразно разрабатывать Альбом форм документов по кадрам, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов службы кадров. Альбом утверждается руководителем организации и на его основе проектируются бланки кадровых документов.

3.1.5. Применение Табеля и Альбома форм документов по кадрам обеспечивает:

§          соответствие используемых форм документов по кадрам решаемым задачам;

§          оперативность реализации управленческих функций службы кадров;

§          сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов по кадрам.

3.2. Разработка Табеля форм документов по кадрам

3.2.1. Разработка Табеля форм документов по кадрам включает следующие этапы:

1) предпроектное обследование.

2) выбор формы Табеля.

3) формирование структуры Табеля.

4) отбор форм документов для включения в Табель.

3.2.2. Основные задачи предпроектного обследования:

§          определение круга управленческих функций и задач, решаемых в деятельности службы кадров;

§          формирование структуры (выбор классификационной схемы) Табеля форм документов по кадрам;

§          выбор наиболее целесообразной формы Табеля с учетом специфики деятельности организации и ее службы кадров, а также конкретных задач, решаемых разработкой Табеля;

§          определение массива документов для включения в Табель.

3.2.3. В ходе предпроектного обследования документации службы кадров изучаются:

§          документы, составляющие правовую базу деятельности организации и ее службы кадров: законодательные и нормативные правовые акты высших и центральных органов государственной власти и управления, регламентирующие различные аспекты функциональной деятельности организации и ее службы кадров, включая федеральные программы и иные акты, в той или иной степени затрагивающие деятельность организации и ее службы кадров;

§          организационно-правовая документация организации и ее службы кадров: устав или положение об организации, положение о службе кадров и ее подразделениях, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных (совещательных) органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников службы кадров;

§          распорядительная документация службы кадров: приказы, указания, распоряжения руководства организации и руководителя службы кадров;

§          комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу документационного обеспечения деятельности организации и определяющих состав и технологию обработки документов службы кадров: инструкция по делопроизводству в службе кадров, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел службы кадров и др.;

§          документация службы кадров как минимум за три последних года ее деятельности.

3.2.4. В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Выявление форм документов проводится в каждом структурном подразделении службы кадров по каждому функциональному виду деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:

§          полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется;

§          функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, для штатного расписания организации: функция организация системы, задача регламентация численного и должностного состава);

§          сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документа отсылается в другое учреждение).

3.2.5. Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

3.2.6. Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа, возможно в электронной форме. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов по кадрам.

3.2.7. Табель форм документов по кадрам составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам: наименование формы документа, код формы по ОКУД, правовое основание применения формы документа и др.

3.2.8. Выбор конкретной формы Табеля зависит от задач, стоящих перед разработчиками Табеля. В случае, если такой задачей является оптимизация состава форм документов, применяемых в службе кадров, он может включать только графы, содержащие сведения о наименовании формы, периодичности создания документа, правовых основаниях и подразделении службы кадров, ответственном за подготовку документа. Если в задачи Табеля входит оптимизация процедуры подготовки документов организации, указанные выше графы дополняются сведениями об основных этапах оформления документа. Если цели разработки Табеля более широкие и включают в себя регламентацию документооборота и процедур разработки и обработки документов службы кадров, Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в службе кадров копии документа, а при необходимости и указывать тираж документов.

3.2.9. Табель форм документов по кадрам разрабатывается под методическим и организационным руководством службы делопроизводства и архива организации. Служба делопроизводства разрабатывает формы Табеля и основные правила его составления в виде методических рекомендаций; архив организации оказывает практическую помощь кадровой службе в определении состава кадровых документов и унификации их форм и текстов.

3.3. Примерный Табель форм документов по кадрам, применяемых в деятельности службы кадров организации

3.3.1. Для установления последовательности расположения форм документов в Табеле необходимо выбрать вид внутренней структуры, которая определяет группировку форм документов по соответствующим разделам. Структура Табеля это классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых в службе кадров организации.

3.3.2. Разделами Табеля могут являться наименования структурных подразделений службы кадров или наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности службы кадров. Рекомендуется построение Табеля по функциональному признаку, так как оно исключает необходимость корректировки всего Табеля при изменении структуры службы кадров.

3.3.3. Примерный перечень разделов Табеля форм документов по кадрам, построенного по функциональному принципу:

§          подбор, расстановка и использование кадров;

§          учет личного состава;

§          аттестация работников;

§          повышение квалификации работников;

§          командирование сотрудников;

§          нормирование труда;

§          охрана труда.

Предложенная классификационная схема при разработке Табеля форм документов по кадрам для службы кадров конкретной организации должна быть дополнена функциями и задачами, отражающими основное, целевое назначение организации в соответствии с ее положением (уставом).

3.3.4. Отбор документных форм для включения в Табель и заполнение граф осуществляются непосредственно службой кадров исходя из основных задач и функций управления кадрами.

3.3.5. Табель форм документов по кадрам составляется в табличной форме (приложение 60 ). Графы Табеля устанавливаются в зависимости от реальных потребностей документирования деятельности кадровой службы. Обязательными графами являются: наименование формы, код формы, подразделение, готовящее проект документа, согласование, подписание, утверждение, проставление печати. Дополнительно в Табель могут быть включены следующие графы: место регистрации документа, место контроля за исполнением и срок исполнения, место хранения подлинника и копий документов, адрес представления документа, срок хранения, тираж бланков и др.

3.3.6. В разделах и подразделах Табеля формы документов по кадрам располагаются в порядке их общей значимости или в логической последовательности.

3.3.7. Графы Табеля, связанные с процессом подготовки документов и приданием им юридической силы, заполняются на основании КЗоТ Российской Федерации, действующих правил организации делопроизводства и положений «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»[9].

3.3.8. Графы Табеля заполняются при соблюдении следующих правил:

3.3.8.1. Наименование формы переносится из классификатора, который был использован при подготовке Табеля. В соответствии с действующими правилами делопроизводства наименование документа является обязательным реквизитом документа. Например, приказ о приеме на работу.

3.3.8.2. Код формы документа проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или в соответствии с локальным классификатором форм документов по кадрам ЛК, если он ведется в организации. Использование только локальных кодов не разрешается. Например, приказ о приеме на работу 0281151 (ОКУД), 025 (ЛК).

3.3.8.3. Имя файла, содержащего унифицированную форму и текст документа из электронного варианта Альбома унифицированных форм, если он ведется в службе кадров. В случае отсутствия электронного Альбома унифицированных форм графа не заполняется.

3.3.8.4. Название структурного подразделения, подготавливающего проект документа. Например, для приказа о приеме на работу служба кадров; для приказа о переводе на другую работу название отдела, в котором работает сотрудник.

3.3.8.5. Наименования должностей лиц, с которыми согласуется проект документа, в необходимой последовательности. Право визирования документов фиксируется в должностных инструкциях и положениях о подразделении. Например, проект приказа о приеме на работу визируется в следующей последовательности: руководитель службы кадров; руководитель структурного подразделения, в которое поступает работник; бухгалтерия; заместитель руководителя организации, курирующий работу структурного подразделения.

3.3.8.6. Наименование должности лица, подписывающего проект документа. В соответствии с действующими правилами делопроизводства подпись является обязательным реквизитом документа. Право подписи проектов документов в соответствии с законодательством фиксируется в положении (уставе) организации, положениях о структурных подразделениях, приказе первого руководителя организации о распределении обязанностей, должностных инструкциях. Право подписи документов, не включенных в названные правовые акты, устанавливается Табелем при его утверждении. Например, приказ о приеме на работу подписывает руководитель организации или его заместитель в соответствии с приказом о распределении обязанностей и должностью принимаемого на работу.

3.3.8.7. Наименование должности лица, утверждающего проект документа, проставляющего обязательную резолюцию, заменяющую утверждение, или прочерк, если документ утверждению не подлежит.

Право утверждения проектов документов фиксируется в должностных инструкциях. Перечень документов организации, подлежащих утверждению, включается в инструкцию по делопроизводству организации. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, установлен Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

3.3.8.8. Название печати, которая необходима для подтверждения подлинности документа данной формы, или прочерк, если печать на документе не ставится.

Перечень документов, на которых должен проставляться оттиск печати, и названий печати (гербовая, для справок, печать негосударственной организации и др.) включается в инструкцию по делопроизводству организации. Право проставления печати устанавливается в должностных инструкциях конкретных лиц. Например, на трудовом договоре ставится печать службы кадров.

3.3.8.9. Название структурного подразделения, в котором документ регистрируется, т. е. включается в регистрационную информационную систему и получает номер. В соответствии с действующими правилами делопроизводства регистрационный номер является обязательным реквизитом документа.

3.3.9. В соответствии с выделенными задачами и функциями в Табель форм документов по кадрам включаются:

§          формы документов по кадрам, утвержденные указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, органами межотраслевой координации, надведомственного надзора и контроля;

§          применяемые в службе кадров формы документов, включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в разделы 0200000 “Унифицированная система организационно-распорядительной документации”, 0300000 “Унифицированная система первичной учетной документации” и 0800000 “Унифицированная система документации по труду”;

§          формы документов по кадрам, не включенные в ОКУД, но прошедшие унификацию и утвержденные распорядительными документами организации. Такие формы вносятся в классификатор унифицированных форм документов организации (локальный классификатор).

3.4. Ведение Табеля форм документов по кадрам

3.4.1. Служба делопроизводства организации занимается ведением Табеля, т. е. поддержанием эталонного экземпляра Табеля (и Альбома унифицированных форм и текстов документов кадровой службы) в актуальном состоянии. С этой целью в Табель могут вноситься изменения и дополнения в следующих случаях: при изменении законодательства Российской Федерации; издании нормативных актов вышестоящих органов; издании распорядительных документов организации; организационных, структурных и функциональных изменениях в деятельности организации; введении новых или изменении существующих показателей, реквизитов и форм документов.

3.4.2. В процессе ведения Табель может дополняться вновь утвержденными и введенными в действие формами документов, включение которых должно основываться на практической целесообразности. В последнем случае служба кадров, предлагающая новую форму, должна дать соответствующее обоснование. Включение в Табель новых форм документов допускается только при их утверждении руководителем организации.

В связи с необходимостью периодического обновления (включения новых, исключения, изменения форм документов) наиболее удобной является электронная форма Табеля. В этом случае изменения в Табеле оперативно доводятся до сведения сотрудников.

3.4.3. Проект Табеля форм документов по кадрам, подготовленный службой кадров, согласуется со службой делопроизводства и архивом организации, подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем организации. Табель форм документов по кадрам может утверждаться в составе единого Табеля организации или, в отдельных случаях, самостоятельно.

3.4.4. Табель форм документов по кадрам на бумажном и электронном носителях хранится в службе делопроизводства, служба кадров должна иметь свой экземпляр Табеля.

3.4.5. Составление в службе кадров организации документов, не указанных в Табеле форм документов по кадрам, не рекомендуется.

4. Учет кадров, создание и ведение справочного аппарата

4.1. Общие положения

4.1.1. Учет кадров является одной из основных функций, выполняемых службой кадров.

4.1.2. Учету подлежат работники всех категорий независимо от выполняемой ими работы и занимаемой должности.

4.1.3. Примерный комплекс документов по кадрам, оформляющих учет кадров, условно делится на две группы.

В первую группу входят документы, непосредственно предназначенные для учета кадров: личная карточка работника Т-2 (приложение 61) ;; учетная карточка научного, научно-педагогического работника Т-4 (приложение 62) ; личный листок (анкета) по учету кадров и дополнение к нему (приложения 13, 14 ); журнал учета движения кадров (приложение 63) и др.

Во вторую группу включены документы, которые участвуют в процессе учета кадров, но эта функция для них не является основной (приказы, заявления, штатное расписание, структура и штатная численность, трудовой договор и др.)

Обе эти группы документов по кадрам составляются в службе кадров организации.

4.2. Ведение учетно-справочных картотек

4.2.1. Картотека (каталог) справочник, в котором сведения о содержании документов отражены на карточках, расположенных в соответствии со специально разработанной схемой построения картотеки.

4.2.2. Картотеки документов по кадрам создаются в службе кадров организации.

4.2.3. В службе кадров организации создаются регистрационные, справочные, контрольные, кодификационные и другие виды картотек документов по кадрам.

4.2.4. Именная картотека (картотека по личному составу) создается для поиска сведений о трудовом стаже, зарплате и других данных социально-правового характера. Карточки содержат фамилию, имя, отчество работника и сведения о нем. Карточки систематизируются в алфавитном порядке фамилий, а в пределах фамилий по алфавиту имен и отчеств.

4.2.5. Разделы и подразделы картотеки отделяются друг от друга карточками-разделителями. На ящиках с картотекой указываются названия разделов, подразделов картотеки, содержащихся в данной коробке (ящике).

4.2.6. При наличии в службе кадров организации нескольких картотек они могут объединяться в каталоги. Для связи между различными картотеками или каталогами применяется система отсылок. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов службы кадров.

4.2.7. Ведение картотеки комплекс работ, обеспечивающих ее функционирование, в который входят: научно-методическое обеспечение работы, индексирование, систематизация карточек по рубрикам, распределение карточек в картотеке, составление отсылочного аппарата к картотеке, разделителей, оформление картотечных ящиков, усовершенствование картотеки.

Научно-методическое обеспечение включает разработку методических пособий по составлению отдельных картотек, рабочие схемы классификации картотек, их уточнение и дополнение.

Индексирование выбор индекса по схеме классификации и отнесение его к соответствующей информации карточки.

Систематизация карточек распределение их в соответствии со схемой классификации данного вида картотеки.

Усовершенствование картотек включает в себя усовершенствование схемы классификации, проверку содержания и оформления картотеки, устранение обнаруженных недостатков. Проверяется правильность составления карточек, проводится их редактирование, объединение карточек с однородной информацией в отдельные картотеки, проверка систематизации карточек в соответствии со схемой классификации картотеки.

4.2.8. Необходимость создания того или иного вида картотек определяется потребностями в информации о документах службы кадров организации.

4.2.9. Картотеки формируются на наиболее часто используемые документы, например, на всех рабочих и служащих, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, заводятся личные карточки работника (форма Т-2, приложение 61 ), необходимые для анализа состава и учета движения кадров.

4.2.10. Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4, приложение 62 ) применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников.

4.2.12. Личные карточки уволенных группируются по причинам увольнения и постоянно хранятся в алфавитном порядке отдельно от действующей картотеки, с указанием в карточке даты, номера приказа и причины увольнения работника.

4.2.13. На работников, удостоенных государственных наград, почетных званий, награжденных отраслевыми видами наград, составляются и ведутся учетные карточки награжденных, которые сводятся в картотеку. Учет может вестись и в журнале награжденных.

4.2.14. Для быстрого нахождения конкретного личного дела ведется алфавитная картотека, состоящая из алфавитных карточек (приложение 64). В отдельных случаях при малой численности работников на предприятии целесообразно вести алфавитную книгу учета личных дел.

Алфавитные книги и алфавитные карточки являются справочным аппаратом к документам по личному составу и имеют одинаковые с ними сроки хранения.

4.2.15. Учетные документы на работников хранятся в специально оборудованных шкафах, картотечных ящиках. На время прекращения работы помещения, где хранятся учетные документы, опечатываются или сдаются под охрану.

4.3. Дополнительные учетные документы

4.3.1. Дополнительными учетными кадровыми документами, для которых эта функция не является основной, являются: коллективный договор, структура и штатная численность, приказ о внесении изменений в структуру и штатную численность, штатное расписание, приказ о внесении изменений в штатное расписание, заявления о приеме на работу, переводе на другую работу, об увольнении и др. и соответствующие им приказы. Для учета эти документы используются только в качестве ссылки на их номер и дату.

4.3.2. Трудовой договор применяется для оформления соглашения между работником и работодателем (юридическим или физическим лицом) при приеме работника на работу.

4.3.3. Приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу (формы №№ Т–1, Т-1а приложения 11, 12 ) применяется для оформления и учета принимаемых на работу по трудовому договору (контракту). На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма № Т-2, приложения 61 ), вносится запись в журнал учета движения кадров, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54 или № Т-54а).

4.3.4. Приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу (формы № Т-5, № Т-5а, приложения 17, 18 ) применяется для оформления и учета перевода работника(ов) на другую работу в организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу делаются отметки в личной карточке (формы № Т-2), лицевом счете (формы № Т-54 или № Т-54а), вносится запись в трудовую книжку и в журнал учета движения кадров.

4.3.5. Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (работниками) (формы № Т-8, № Т-8а, приложения 58, 59 ) применяется для оформления и учета увольнения работника(ов). На основании приказа о прекращении действия трудового договора (контракта) делается запись в личной карточке (форма № Т-2), лицевом счете (форма № Т-54 или № Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61. Данные из приказа вносятся в журнал учета движения кадров, а учетная карточка переходит в картотеку уволенных.

4.3.6. На основании представления о награждении и заявки о проведении сверхурочных работ издаются соответствующие приказы, номера и даты которых заносятся соответственно в картотеку награжденных и в журнал учета сверхурочных работ (приложения 44, 45).

4.3.7. Приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников) (формы № Т-11, № Т-11а, приложения 27, 28 ) применяется для оформления и учета поощрений за успехи в работе. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника и в журнал учета взысканий и поощрений (приложение 67).

4.3.8. Приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (форма № Т–9, №Т-9а, приложения 51, 52 ) применяется для оформления и учета направлений(я) работников(а) в командировку(и). На основании приказа (распоряжения) вносится запись в журнал учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки (приложение 54).

4.3.9. Уставом (положением) об организации предусмотрено составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации.

Проект структуры и штатной численности по поручению руководителя организации готовится службой кадров, визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителем руководителя и утверждается руководителем организации. Первый экземпляр структуры и штатной численности помещается в дело службы ДОУ, копии направляются в службу кадров и бухгалтерию.

Периодически в структуру и штатную численность вносятся изменения, которые оформляются приказом руководителя организации.

4.3.10. Штатное расписание (форма № Т-3, приложение 8 ) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

4.4. Ведение учетных баз данных

4.4.1. Учетные базы данных (БД) в службе кадров ведутся для:

§          составления в автоматизированном режиме документов централизованного учета;

§          подготовки в автоматизированном режиме различного рода статистических сведений, аналитических таблиц, в том числе о динамике изменений объема, состава и состояния документов по кадрам;

§          оперативного представления сведений о наличии в службе кадров документов за определенный отрезок времени.

4.4.2. Перечень реквизитов учетных БД составляется в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета.

4.4.3. Допускается электронная форма ведения журналов учета движения кадров (прием, перевод и увольнение), учета сверхурочных работ (приложение 45), учета работников, выбывающих и прибывающих в командировки (приложение 54), учета взысканий и поощрений (приложение 65), учета военнообязанных, регистрации прихода и ухода рабочих и служащих, алфавитный журнал личного состава (приложение 66), а также электронная форма ведения картотек: личных карточек работников, учетных карточек научных, научно-педагогических работников, карточек награжденных, алфавитных карточек, должностных карточек. Список может дополняться в зависимости от специфики организации. Допускается дублирование электронной и бумажной формы журналов и картотек или ведение только одной из этих форм.

4.4.4. Учетные формы, входящие в разделы ОКУД, обязательно должны вестись на бумажном носителе.

4.4.5. Учетные БД службы кадров действуют во взаимосвязи с другими информационными БД, действующими в организации.

4.4.6. В учетных БД службы кадров осуществляется поиск и подборки по произвольным критериям, например, по фамилии, возрасту, виду и уровню образования, знанию языка, стажу работы в организации, другим показателям или полнотекстовый поиск по содержимому документов.

4.4.7. В системе учетных БД службы кадров должна быть реализована функция ограничения круга лиц, допущенных к информации по личному составу, с определением ответственности за разглашение конфиденциальных сведений. Ограничение доступа к конфиденциальной информации, содержащей персональные данные о работниках, осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации[10].

4.4.8. Все сотрудники, а также другие системы и информационные БД, должны иметь доступ к справочной информации в виде списка сотрудников организации с указанием фамилии, имени, отчества и названия структурного подразделения.

4.4.9. Преемственность учетных БД и традиционных основных учетных документов обеспечивается использованием в БД реквизитов основных учетных документов. Обобщенные показатели документов централизованного учета, а также исходные показатели, необходимые для их получения, входят в число обязательных реквизитов основных учетных БД.

4.4.10. Учетные БД заполняются на основании учетных документов службы кадров. Для обеспечения единообразия заполнения и ведения учетной БД разрабатывается инструкция, описывающая содержание каждого реквизита и организацию ведения БД. Перед началом работы проводится целевая выверка учетных документов, проверяется сбалансированность учетных документов.

4.4.11. В плановом порядке осуществляется работа по заполнению учетных БД по состоянию на 01 января года, следующего за отчетным. В дальнейшем ведется оперативное внесение изменений в учетные документы и в учетные БД.

5. Формирование и ведение личных дел

5.1. Формирование личных дел

5.1.1. Личное дело совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Цель формирования личного дела сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте.

Личные дела ведутся службой кадров организации.

В организациях, не имеющих службы кадров, личные дела ведет секретарь руководителя или специально назначенное лицо.

5.1.2. Личные дела ведутся на служащих[11] государственных организаций[12].

Личное дело формируется в два этапа:

§          в процессе приема служащего на должность после подписания трудового договора (контракта) и издания приказа о приеме на работу;

§          в процессе ведения личного дела, в течении его трудовой деятельности.

5.1.3. При переводе служащего на другую работу личное дело не передается (за исключением учреждений одного ведомства, некоторых категорий служащих).

На новом месте работы на служащего вновь заводится личное дело.

Личные дела ведутся не по годам, а в течении всего времени работы служащего в организации.

5.1.4. В состав личного дела в современный период должны включаться группы документов (документы) в следующей последовательности:

§          опись документов дела (приложение 67) ;

§          дополнение к личному листку по учету кадров (анкета);

§          личный листок по учету кадров (анкета);

§          автобиография;

§          копии документов об образовании;

§          характеристики или рекомендательные письма;

§          заявление о приеме на работу, трудовой договор ;

§          копии (выписки) приказов о приеме, переводе, увольнении;

§          копии некоторых документов о прохождении аттестации[13].

В состав личных дел в зависимости от категории служащих могут включаться и другие виды документов.

Так как личные дела для различных категорий служащих имеют постоянный или длительный (свыше 10 лет) сроки хранения, то рекомендуется в личные дела формировать документы указанных сроков хранения.

Справки с места жительства, медицинские справки и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

5.2. Оформление личных дел

5.2.1. Оформление личных дел проводится службой кадров при методической помощи и под контролем архива организации.

Личные дела в делопроизводстве службы кадров оформляются полностью.

При заведении личного дела на служащего оформляется обложка личного дела (приложение 68) и корешок дела.

На обложке личного дела сверху вниз располагаются следующие реквизиты:

§          наименование организации (подведомственность не указывается);

§          номер личного дела;

§          фамилия, имя, отчество (полностью в именительном падеже);

§          дата начала личного дела (день поступления);

§          дата окончания личного дела (день увольнения);

§          количество листов (указывается из листа-заверителя дела);

§          срок хранения.

На корешке личного дела указывается номер дела, фамилия и инициалы служащего.

5.2.2. После увольнения служащего завершается оформление личного дела.

Опись документов законченного личного дела подписывается составителем (работником службы кадров).

Листы личного дела нумеруются (отдельно нумеруются листы описи).

В конце личного дела помещается лист-заверитель личного дела по установленной форме (приложение 69).

Не допускается выносить лист-заверитель дела на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа в личном деле.

5.3. Хранение личных дел

5.3.1. Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя службы кадров, а в организациях, где не имеется самостоятельной службы кадров, на руководителя организации.

5.3.2. Личные дела хранятся в службе кадров отдельно от других дел, ответственность за их хранение возлагается на руководителя службы кадров.

5.3.3. Документы личного дела желательно помещать в папку-регистратор, которая значительно облегчает работу по размещению вновь поступающих и временно изымаемых документов на соответствующее место. Личные дела систематизируются и хранятся либо по прядку номеров личных дел, либо в алфавитном порядке, либо по наименованиям структурных подразделений в соответствии со штатным расписанием. При большом количестве личных дел в организации они регистрируются в соответствии с порядковыми номерами и указаниями на обложке дела в специальном журнале учета личных дел. Служба кадров хранит дела только работающих сотрудников в специально оборудованных сейфах и шкафах в вертикальном положении.

5.3.4. Поскольку личное дело является документом постоянного или длительного сроков хранения, то после увольнения служащего документы из папки-регистратора помещают в твердую обложку, переплетают или брошюруют и сдают в архив организации (при его наличии). Освободившиеся папки используются для формирования личных дел новых служащих под теми же номерами.

Личные дела служащих включаются в номенклатуру дел службы кадров под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов[14] личные дела руководителя организации, членов руководящих исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания хранятся постоянно; остальных работников 75 лет ЭПК.

5.3.5. Каждое личное дело в зависимости от объема может оформляться как отдельная единица хранения или включаться в наряд. В наряде каждому личному делу предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством лица, на которое заведено дело. Личные дела в наряде группируются строго в алфавитном порядке. В начале помещается внутренняя опись всех находящихся в нем личных дел с указанием номера листа. Содержание внутренней описи должно отражаться в общей описи личных дел.

17. Наряд личных дел на букву К:

1. Камаркин Алексей Иванович

2. Камаркина Елизавета Ивановна

3. Касков Геннадий Ильич

5.3.6. Изъятие документов из личного дела для уничтожения не допускается. Уничтожение дел производится в соответствии с указаниями архивных учреждений.

5.4. Выдача личных дел

5.4.1. Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем организации. С этой целью руководитель службы кадров составляет список должностных лиц, подписывает его и утверждает у руководителя организации. При необходимости в этот список можно вносить изменения и дополнения. Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации также необходимо разрешение руководителя организации.

5.4.2. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать новые, разглашать содержащиеся в них сведения. При извлечении каких-либо документов из личного дела по указанию руководителя организации работник кадровой службы обязан сделать во внутренней описи соответствующую запись. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

5.4.3. Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных во временное пользование личных дел и предотвращения их утраты может использоваться контрольный журнал (карточка) (приложение 70).

5.4.4. Ежегодно не позднее 1 квартала года, следующего за отчетным, в кадровой службе должна проводиться проверка наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется на оборотной стороне дополнения к личному листку по учету кадров. При выявлении недостатков в оформлении и ведении личных дел составляется соответствующий акт. Результаты проверки доводятся до сведения руководителя организации.

5.4.5. Личные дела уволенных служащих сдаются в архив организации в составе описи дел по личному составу (приложение 71). В архиве они хранятся по алфавиту фамилий служащих.

5.4.6. Служащие организации обязаны представлять в месячный срок в службу кадров информацию о социально-демографических изменениях (семейное положение, место жительства, отношение к воинской службе, образование и др.) сведений, включаемых в личное дело.

6. Составление и ведение номенклатуры дел службы кадров

6.1. Номенклатура дел службы кадров – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве службы кадров, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел службы кадров является частью сводной номенклатуры дел организации и составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в службе кадров.

Номенклатура дел службы кадров выполняет следующие задачи:

§          распределение исполненных документов в дела;

§          систематизация дел;

§          закрепление индексов дел;

§          установление сроков хранения дел;

§          служит основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и актов на уничтожение дел;

§          является учетным документом для дел временного (до 10 лет включительно) хранения и схемой справочной картотеки (при ее наличии) на исполненные документы.

6.2. Порядок составления номенклатуры дел

службы кадров

6.2.1. Номенклатура дел службы кадров на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале предшествующего года работником службы кадров ответственным за делопроизводство.

Ответственность за составление номенклатуры дел службы кадров возлагается на руководителя службы кадров.

6.2.2. Проект номенклатуры дел согласовывается с архивом организации, подписывается руководителем службы кадров и направляется в службу делопроизводства организации.

6.2.3. В службе делопроизводства проект номенклатуры дел службы кадров рассматривается, корректируется и включается в сводный проект номенклатуры дел организации.

После утверждения сводной номенклатуры дел служба кадров получает из службы делопроизводства выписку из номенклатуры дел службы кадров для использования в работе.

6.3. Форма и содержание номенклатуры дел службы кадров

6.3.1. При составлении номенклатуры дел службы кадров следует руководствоваться уставом или положением об организации, положением о службе кадров, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями ЦЭПК Росархива об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел службы кадров за предыдущие годы, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

6.3.2. Номенклатура дел службы кадров оформляется по установленной форме (приложение 72).

Графы номенклатуры дел службы кадров заполняются следующим образом:

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел службы кадров. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения службы кадров и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах службы кадров. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, при этом группы цифр отделяются друг от друга с помощью тире.

Например:

08-05, где 08 – обозначение службы кадров;

05 – порядковый номер дела по номенклатуре дел.

Если в процессе делопроизводственного года образуются дела по вопросам, которые не подлежат разрешению в течение одного года, они вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В номенклатуре дел службы кадров должны быть предусмотрены резервные индексы дел, которые необходимы для образующихся в течении делопроизводственного года новых документированных участков работы, не предусмотренных номенклатурой дел.

В графу 2 номенклатуры дел службы кадров включаются заголовки дел (томов, частей).

Для группировки документов в дела, заголовки дел в номенклатуре дел службы кадров должны отражать все документируемые участки работы и вопросы деятельности службы кадров.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел службы кадров определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащие организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащие постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащие организационные, договорные, отчетные документы, переписку.

В номенклатуру дел службы кадров не включаются заголовки печатных изданий.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, предусматривающие группировку документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовок дела составляется из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

§          наименование вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

§          наименование организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документов);

§          краткое содержание документов дела;

§          название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

§          даты (период), к которым относятся документы дела;

§          указание на копийность документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

В заголовках личных (персональных) и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».

«Личное дело», «Персональное дело»

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле.

«Документы о проведении отраслевых курсов повышения квалификации (планы, списки, доклады и др.)»

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу.

«Документы к протоколам заседаний аттестационной комиссии (протоколы счетной комиссии, бюллетени тайного голосования и др.)»

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

«Приказы (распоряжения) руководителя организации о приеме, переводе, увольнении работников»

Название подразделения в качестве автора документов указывается кратко или приводится его общее видовое название.

«Протоколы собраний службы кадров»

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу(ам) она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляется, а указывается их общее видовое название.

«Переписка с учебными организациями о подготовке, переподготовке и повышении квалификации кадров»

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

«Переписка с ВНИИДАД по вопросам организации работы кадровой службы»

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.

«Переписка с организациями о приеме, распределении, перемещении, учете кадров»

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

«Годовые статистические отчеты по кадрам. Копии»

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляется заголовок каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

«Журналы учета:

по приему, перемещению (переводу), увольнению работников. Том 1.

работников, направляемых в командировки. Том 2.

отпусков. Том 3.»

Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел службы кадров заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела и номера статей по перечню (типовому или ведомственному), а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел или другому основанию для установления срока хранения дела.

При включении в номенклатуру дел службы кадров заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и экспертной комиссии организации.

В графе 5 указывается название перечней документов или номенклатур дел, используемых при определении сроков хранения дел, проставляется отметка о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и другие сведения.

По окончании делопроизводственного года на основании заполненной графы 5 работник службы кадров в конце номенклатуры дел службы кадров заполняет итоговую запись, в которую вносятся сведения о категориях и количестве дел постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения, заведенных в данном году в службе кадров.

7. Хранение дел службы кадров

7.1. С момента заведения и до передачи в архив организации дела службы кадров хранятся в структурном подразделении.

Руководитель службы кадров и сотрудник, отвечающий за ведение делопроизводства в службе кадров, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

7.2. Для обеспечения сохранности документов и дел в службе кадров должен проводиться следующий комплекс работ:

§          создание оптимальных условий хранения документов и дел;

§          размещение дел;

§          соблюдение порядка выдачи дел;

§          проверка наличия и состояния документов и дел.

7.3. Дела могут размещаться как в рабочих комнатах службы кадров, так и в специально отведенных для этих целей помещениях. Не допускается хранение документов и дел службы кадров в ветхих, сырых, не отапливаемых, без вентиляции помещениях.

Помещения должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления, электропроводка должна быть скрытой. В помещениях запрещается применение огня, нагревательных приборов.

Ремонтные работы в помещениях, хранящих документы и дела службы кадров, должны проводиться с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов и дел.

При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

Дела должны находится в запирающихся шкафах, сейфах или в элеваторных картотеках, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и солнечного света.

7.4. Для обеспечения быстрого поиска документов дела располагаются на полках вертикально, корешками наружу. На внутренней дверце шкафа помещается копия номенклатуры дел службы кадров. На корешке обложки каждого дела указывается номер дела по номенклатуре дел службы кадров.

7.5. Выдача дел службы кадров другим подразделениям производится только с разрешения руководителя службы делопроизводства организации, при этом выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель дела (приложение 73), которую помещают на место выданного дела.

Дела службы кадров выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца.

Сторонним организациям дела выдаются только по их письменному запросу с разрешения руководителя организации. Передача дел производится по акту приема-передачи дел во временное пользование (приложение 74).

Изъятие документа из дела по требованию компетентных органов может производиться только на основании письменного распоряжения этих органов с подшивкой на его место заверенной копии и акта об изъятии подлинника.

7.6. Проверка наличия и состояния документов и дел службы кадров проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам.

В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел службы кадров при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя службы кадров и лица ответственного за делопроизводство службы кадров, при реорганизации и ликвидации организации.

Проверка наличия дел проводится путем сверки статей описей с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел (приложение 75).

При проверке необходимо:

§          сохранять порядок расположения дел на стеллажах;

§          подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки дела;

§          изымать и изолировать неправильно подложенные документы дела.

По окончании проверки наличия и состояния документов в конце описи после заверительный надписи делается запись «Проверено», проставляется дата проверки; запись подписывается работником проводившим проверку с указанием его должности.

8. Подготовка дел службы кадров к сдаче в архив организации

8.1. Порядок передачи дел службы кадров в архив организации

8.1.1. В архив организации передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится по описям дел.

8.1.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив организации после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в службе кадров.

8.1.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив организации не подлежат. Они хранятся в службе кадров и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.1.4. Прием каждого дела производится заведующим архива (лицом, ответственным за архив организации) или сотрудником архива, ответственным за прием дел, в присутствии работника службы кадров. При этом на обоих экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

8.1.5. Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или, при отсутствии архива, к последующему хранению в службе кадров делится на следующие стадии:

1) формирование дел в службе кадров;

2) оформление дел в службе кадров;

3) экспертиза ценности документов и дел в службе кадров;

4) описание и уничтожение дел в службе кадров;

5) обеспечение сохранности дел в службе кадров.


8.2. Формирование дел в службе кадров

8.2.1. Формирование дел службы кадров группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. Формирование дел в службе кадров осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство службы кадров.

Контроль за правильностью формирования дел в службе кадров, осуществляет служба делопроизводства. Формирование дел осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации.

8.2.3. При формировании каждого дела в службе кадров необходимо соблюдать следующие основные правила:

§          в дело помещать исполненные документы, которые по содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел службы кадров;

§          документы постоянного и временных сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;

§          в дело необходимо помещать документы в единственном экземпляре;

§          каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

§          в деле должны группироваться документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел;

§          по толщине дело не должно превышать 4 см (приблизительно 250 листов).

8.2.4. Внутри дела документы группируются в вопросно-логическом, хронологическом, нумерационном порядке или по алфавиту авторов или корреспондентов документов.

Все приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом, превышающим 250 листов, целесообразно выделять в отдельные тома (части), о чем в документе делается отметка.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии, при этом приказы (распоряжения) по основной деятельности группируются отдельно от приказов (распоряжений) по личному составу.

При большом объеме приказов (распоряжений) по личному составу, касающихся разных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), целесообразно выделять их в самостоятельные дела.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе. Однако, если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам, а документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты и другие документы группируются отдельно от проектов.

В личных делах документы располагаются в порядке их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.

Переписка группируется в пределах календарного года и систематизируется в делах в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по вопросу, начатому в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.3. Оформление дел в службе кадров

8.3.1. Дела службы кадров подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел в службе кадров проводится при методическом руководстве службы делопроизводства и архива организации.

8.3.2. Оформление дел в службе кадров постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусматривает:

§          оформление обложки дела по установленной форме;

§          нумерацию листов в деле;

§          составление листа-заверителя дела;

§          составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

§          подшивку и переплет дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения оформляются частично:

§          дела не подшиваются и хранятся на скоросшивателях;

§          листы в деле не нумеруются;

§          внутренняя опись и лист-заверитель дела не составляются.

8.3.3. При оформлении обложки дела (приложение 76) на ней указывается:

§          полное наименование организации в именительном падеже с указанием сокращенного наименования, проставляемого в скобках;

§          наименование структурного подразделения;

§          индекс дела, который проставляется по номенклатуре дел организации;

§          заголовок дела, полностью соответствующий заголовку в номенклатуре дел;

§          дата дела (тома, части) – указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве службы кадров; дата дел распорядительных документов и дел, состоящих из нескольких томов (частей) – это даты самого раннего и самого позднего документа, включенных в дело – при этом число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца словами;

§          количество листов в деле;

§          срок хранения дела.

8.3.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов в делах все листы нумеруются, исключение составляют лист-заверитель дела и внутренняя опись. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно.

Листы документов в делах нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа. При этом можно использовать только черный графический карандаш или нумератор.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

8.3.5. Для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их физического состояния и формирования дела составляется лист-заверитель дела (приложение 69), который подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, присоединение новых документов и т.д.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

8.3.6. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения составляется внутренняя опись документов дела и итоговая запись к ней (приложение 77), которые подписываются ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

8.3.7. Документы службы кадров постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста, дат, виз и резолюций на них.

8.4. Экспертиза ценности документов и дел в службе кадров

8.4.1. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом экспертизы ценности документов. Основная цель экспертизы определение ценности документов и сроков их хранения.

8.4.2. Экспертиза ценности документов в службе кадров проводится в несколько этапов:

§          при составлении номенклатуры дел в службе кадров;

§          в процессе формирования дел;

при подготовке дел к передаче в архив организации или к последующему хранению в службе кадров уточняется правильность формирования дел.

8.4.3. Экспертиза ценности документов в службе кадров проводится ежегодно лицом, ответственным за ведение делопроизводства, совместно с экспертной комиссией организации под непосредственным методическим руководством архива.

8.4.4. Отбор документов для передачи в архив организации или к последующему хранению в службе кадров осуществляется методом полистного просмотра каждого дела. Из дела изымаются дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии и не относящиеся к вопросу документы, а также документы с другими сроками хранения.


8.5. Описание и уничтожение дел в службе кадров

8.5.1. По результатам экспертизы ценности документов в службе кадров составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Описи на дела временного (до 10 лет включительно) хранения не составляются.

8.5.2. Описи дел службы кадров составляются по установленной форме (приложение 78) и представляются в архив организации через два года после завершения дел в делопроизводстве.

В службе кадров описи составляются лицом, ответственным за ведение делопроизводства в подразделении, а ответственность за своевременное и качественное их составление несет руководитель службы кадров.

8.5.3. Составляя описи дел службы кадров, необходимо соблюдать следующие требования:

§          каждое дело, вносимое в опись должно иметь самостоятельный порядковый номер, при этом если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) также имеют самостоятельный номер; порядок нумерации – валовой;

§          наполнение граф описи должно полностью соответствовать данным, указанным на обложке дела;

§          если в опись вносится подряд несколько одинаковых заголовков, то полностью пишется заголовок первого дела, а вместо остальных проставляются слова «то же», при этом на каждом новом листе описи повторяющийся заголовок воспроизводится полностью;

§          в графу описи «примечание» вносятся данные о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям организации и др.

В конце описи делается итоговая запись.

8.5.4. После составления опись подписывается ее составителем, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем организации.

Если в службе кадров существует экспертная комиссия, то опись перед утверждением согласовывается с ней.

8.5.5. Опись дел службы кадров составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, а второй в качестве контрольного экземпляра остается в службе кадров.

8.5.6. Отбор документов службы кадров за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 79) производится после составления сводных описей постоянного хранения за этот же период. Эти описи и акты рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации одновременно.

После согласования описей дел постоянного срока хранения с экспертно проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, акты утверждаются руководителем организации; после чего организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется, на дела всей организации, при этом перед группами заголовков дел разных структурных подразделений проставляется их наименование.

9. Порядок передачи дел службы кадров на хранение

9.1. Общие положения

9.1.1. Служба кадров осуществляет хранение своей документации в соответствии со сроками ее хранения в общем порядке, после минования в ней практической надобности в организации кадровая документация уничтожается.

9.1.2. В случае ликвидации или реорганизации организации[15] независимо от формы собственности документы по личному составу передаются на хранение правопреемнику или при его отсутствии, вышестоящему по подчиненности органу в порядке, предусмотренном Основными правилами работы ведомственных архивов, и на основании распоряжения Правительства Российской Федерации от 23 апреля 1992 г. № 781-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу» и распоряжения Правительства Российской Федерации от 21 марта 1994 г. № 358-р.

9.1.3. Документы ликвидированных организаций, в том числе и по личному составу, хранятся отдельно от дел действующей организации.

9.1.4. При реорганизации и ликвидации организации в обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния дел по личному составу.

9.1.5. Государственная регистрация учредительных документов вновь образующихся юридических лиц, являющихся коммерческими и некоммерческими организациями, на приобретение права юридического лица осуществляется при наличии в них положений об обеспечении учета и сохранности документов по личному составу и своевременной передаче их на государственное хранение в установленном порядке при реорганизации или ликвидации этих юридических лиц.

9.1.6. Передача документов и дел по кадровому обеспечению деятельности организации в государственные архивы осуществляется в соответствии со сроками хранения документов кадрового делопроизводства и кадрового обеспечения, установленных Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения[16].

Документы, сроки хранения которых определены Перечнем «постоянно», подлежат постоянному государственному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным Положением об Архивном фонде Российской Федерации, или негосударственной организации, не являющейся источником комплектования государственного архива, хранятся ею самостоятельно.

9.2. Порядок передачи кадровых документов на хранение правопреемнику при ликвидации или реорганизации организации

9.2.1. При ликвидации или реорганизации организации с передачей ее функций другой или нескольким организациям, в том числе с изменением форм собственности, документы службы кадров передаются организации или организациям – правопреемникам.

9.2.2. При реорганизации организации, когда из ее состава выделяется структурное подразделение со статусом организации, последней передаются незавершенные делопроизводством кадровые дела, относящиеся к профилю деятельности этой организации, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших на работу в эту организацию.

9.2.3. П орядок приема-передачи документов службы кадров организации при реорганизации последней определяется распорядительным документом о реорганизации организации.

В состав ликвидационной комиссии по реорганизации организации должен входить представитель Федеральной архивной службы Российской Федерации.

9.2.4. Перед передачей документов реорганизованной организации проводится проверка наличия и состояния документов и дел по кадрам, хранящихся в службе кадров и архиве, а также их научно-техническая обработка.

Организацию упорядочения документов реорганизованной организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия путем привлечения на договорной основе специалистов.

9.2.5. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива без правопреемника, документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации.

9.2.6. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

9.2.7. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии в государственный архив.

9.2.8. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организации, ликвидируемой без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

9.2.9. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном Правилами работы ведомственных архивов.

9.2.10. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия, которая может заключить договор на эту работу с организацией (физическим лицом), имеющей соответствующую лицензию, или государственным архивом.


9.3. Порядок передачи документов службы кадров из архива организации на государственное хранение

9.3.1. Документы службы кадров, отнесенные к составу государственной части Архивного фонда Российской Федерации, временно находящиеся на хранении в архиве организации, передаются на постоянное государственное хранение.

9.3.2. Архив организации по истечении сроков хранения передает на постоянное хранение документы по кадрам с соответствующим научно-справочным аппаратом в соответствующий государственный (муниципальный) архив, для которого данная организация-фондообразователь является источником комплектования.

9.3.4. Организации, документы которых приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период времени.

9.3.5. Устанавливаются следующие предельные сроки временного хранения архивных документов в организациях:

§          архивные документы федеральных органов государственной власти, а также архивные документы Генеральной прокуратуры Российской Федерации, органов государственной власти и прокуратур республик, отраслевых академий, государственных объединений, учреждений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения 15 лет;

§          архивные документы органов государственной власти и прокуратур краев, областей, городов федерального значения, автономных областей, автономных округов, прокуратур. государственных учреждений, организаций и предприятий краевого и областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения 10 лет;

§          архивные документы органов местного самоуправления, учреждений, организаций, предприятий городского и районного подчинения, предприятий сельского хозяйства 5 лет;

§          записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий и судебные дела, похозяйственные книги 75 лет;

§          архивные документы, образовавшиеся при осуществлении деятельности совместных (с участием государства) предприятий, организаций и объединений смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеет преобладание доля федеральной или государственной собственности, 10 лет;

§          документы на машинных носителях 5 лет.

9.3.6. В необходимых случаях сроки временного хранения документов могут быть изменены по согласованию с государственным архивом и соответствующим органом управления архивным делом или архивным учреждением.

Досрочная передача документов на государственное хранение может быть осуществлена при угрозе утраты (уничтожения) документов, а также по просьбе организации на договорной основе.

Продление сроков временного хранения документов допускается в виде исключения в случае необходимости практического использования документов организацией по письменному разрешению государственного архива.

9.3.7. Документы постоянного хранения государственной организации, изменившей форму собственности (акционированной, приватизированной), хранятся в негосударственной организации, а затем, по истечении предельных сроков временного хранения в организации, передаются в государственный архив.

9.3.8. Передача документов по кадрам постоянного хранения в государственный архив, как правило, осуществляется ежегодно в соответствии с планом-графиком, утвержденным руководителями организации и соответствующего архива. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся документов по кадрам постоянного хранения по согласованию с государственным архивом допускается передача документов один раз в пять лет.

9.3.9. Архивные органы проверяют правильность отбора документов по кадрам на постоянное или длительное хранение и соответствие их описания установленным требованиям.

Описи документов по личному составу длительного срока хранения согласовываются с ЭПК соответствующего архивного органа, учреждения и утверждаются руководителем организации. Первый экземпляр описи передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием документов на хранение.

9.3.10. Документы службы кадров постоянного хранения передаются в государственный архив по утвержденным ЭПК архивного учреждения описям дел.

9.3.11. При составлении описей документы по кадрам постоянного хранения выделяется в особую группу и на нее составляется отдельная опись.

При наличии в организации большого количества документов по кадрам: личные дела, личные карточки работников, невостребованные трудовые книжки, они могут описываться отдельно от других документов (приказов по кадрам, лицевых счетов и т.п.).

Личные карточки, ведущиеся вместо личных дел, заносятся в опись как самостоятельные единицы хранения. Наиболее рациональным является порядок, при котором карточки подшиваются в тома и каждый том вносится в опись как самостоятельная единица хранения. При этом составляется как бы внутренняя пофамильная опись, которую включают непосредственно в том.

9.3.12. Книги приказов по кадрам должны также иметь внутреннюю опись (алфавитную) по приему, увольнению и перемещению работников, особенно за прошлые годы. Там же, где сохранились журналы приема и увольнения, можно ограничиться ими, принимая их по описи как справочнику к книгам приказов.

9.3.13. Опись на документы по кадрам составляется единая с валовой нумерацией, продолжающейся из года в год. Когда число единиц хранения, внесенных в опись, достигает четырехзначной цифры, заводится новая опись и нумерация начинается снова.

В опись сначала вносят приказы по кадрам, лицевые счета (ведомости на выдачу зарплаты), списки кадров и т.д., а затем в алфавитном порядке личные дела, личные карточки уволенных работников по годам, внутри года по видам документов.

9.3.14. Документы по личному составу, как правило, выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

Личные дела, если они передавались из одной организации в другую в связи с переводом сотрудников, включаются в фонд получившей их организации.

9.3.15. При приеме-передаче дел с документами по кадрам необходимо проверить наличие и состояние:

§          документов;

§          учетных документов и справочного аппарата к документам (описей дел и заменяющих их номенклатур дел, справочных карточек).

9.3.16. При первой передаче документов в государственный архив передается историческая справка на архивный фонд организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.

9.3.17. Передача дел проводится поединично. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив.

Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи дел.

Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение причины их отсутствия в прилагаемой к акту справке организации.

Архив организации принимает меры по розыску документов. На отсутствующие документы, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

9.3.18. Перед передачей документов на государственное хранение совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научно-технической обработки дел и физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт, устранение обнаруженных дефектов проводится силами организации.

9.3.19. Вместе с документами в государственный архив передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.



[1] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Научная книга, 2001

[2] Форма трудового договора (контракта) рекомендована Приложением № 1 к постановлению Минтруда России от 14 июля 1993 г № 315

[3] Статьи 25, 26 и 27 КЗоТ Российской Федерации

[4] Ст. 136 КЗоТ Российской Федерации

[5] Аттестация проводится в соответствии с «Основными положениями о порядке проведения аттестации служащих учреждений, организаций и предприятий, находящихся на бюджетном финансировании», утвержденными постановлением Минтруда России и Минюста России от 23 октября 1992 г. N 27, а также отраслевыми положениями и приказами министерств и ведомств, определяющими сроки проведения аттестации.

[6] Статьи 42-47, 49, 52, 55, 56 КЗоТ Российской Федерации

[7] Ст. 63 КЗоТ Российской Федерации

[8] пп. 2 и 3 ст. 17, статьи 29, 31-33, 37 КЗоТ Российской Федерации

[9] Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Научная книга, 2001

[10] Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»

[11] Ведение личных дел определенных категорий служащих (например, федеральные государственные служащие и др.) определяется соответствующими нормативными актами.

[12] Ведение личных дел в негосударственных организациях определяется самими организациями.

[13] Внутри этих групп документы располагаются в хронологической последовательности.

[14] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000.

[15] Под определением «организации» следует понимать любые организации, учреждения, предприятия и иные организационные структуры, независимо от формы собственности

[16] Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. М., 2000