Документы кадрового учета

В электронном виде в течение года можно вести только те кадровые документы, которые не предполагают наличия собственноручных подписей сотрудников.
Например, нельзя вести в электронном виде личные карточки, поскольку под роспись в личной карточке работодатель ознакомляет сотрудника с каждой вносимой в его трудовую книжку записью (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225, далее – Правила № 255).
То же касается и Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Она обязательно должна быть на бумажном носителе, поскольку содержит графы 10 "Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку" и 13 "Расписка работника в получении трудовой книжки". В этой книге сотрудник должен расписаться при получении трудовой книжки в связи с увольнением (п. 41 Правил № 255).
А вот журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и изменений к ним вполне можно вести в электронном виде с помощью компьютера. Это же относится к журналу учета приказов о приеме на работу. Дело в том, что унифицированных форм и требований к ведению данных документов нет, поэтому специалист кадровой службы организации может выбрать наиболее практичный способ регистрации (бумажный носитель и (или) электронный). Формы таких журналов целесообразнее утвердить приказом работодателя.
Обратите внимание: журналы (книги) учета трудовых договоров и приема на работу требуется хранить 75 лет (пп. а и пп. б п. 695 Перечня типовых управленческих документов с указанием срока хранения, утв. приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 № 558). В связи с чем на практике применяется электронная регистрация указанных документов в течение года с последующей распечаткой и подготовкой к хранению на бумажном носителе.