Моя корзина
В корзине 1 товар
на сумму 0 руб.
+7 (495) 120-02-72

8 (800) 500-92-16

Часто задаваемые вопросы

В этом разделе мы собрали ответы экспертов на наиболее интересные и часто задаваемые вопросы.

Найти нужную информацию можно либо воспользовавшись строкой поиска, либо зайдя в соответствующий раздел.

Мы будем дополнять информацию в этом разделе.

Задавать новые вопросы по-прежнему можно в соответствующих темах на Форуме.

Часто задаваемые вопросы

Персональные данные

  • Личные дела работников
  • Запрос сведений из банка
  • Изменение фамилии
  • Личные дела работников

    Обязательно ли вести личные дела сотрудников? Согласно какому документу необходимо осуществлять их обработку и хранение?

    На практике под "личным делом сотрудника" понимается некий перечень документов, полученных от сотрудника и оформленных на него при приеме и в процессе работы. В нем хранятся копии паспорта, свидетельства ИНН, диплома о высшем образовании и т.д., а также заявления и приказы о приеме на работу, о предоставлении отпусков, поощрениях, командировках и др.
    При этом трудовое законодательство предусматривает обязанность по ведению личных дел только в отношении:

    • госслужащих (ч. 3 ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ);
    • муниципальных служащих (п. 1 ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ); 
    • военнослужащих (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ).

    Иные организации заводить личные дела на своих сотрудников не обязаны. Однако, если работодатель все же решает вести личные дела, то нужно учесть, что все документы, которые в него помещаются, содержат личные данные работника. Поэтому обрабатываться, использоваться и храниться личные дела должны с учетом требований гл. 14 ТК РФ и Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных". Как правило, в этих целях разрабатывается Положение о порядке обработки персональных данных и их защите, с которым сотрудники и их представители должны быть ознакомлены под роспись (п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ). Кроме того, важно отметить, что любой работник должен иметь свободный бесплатный доступ к своим персональным данным в соответствии со ст. 89 ТК РФ.



    Запрос сведений из банка

    Работодателю несколько раз звонили из банка. Банк просит подтвердить, что некий гражданин является сотрудником данной организации, и запрашивает его персональные данные, включая контактную информацию и адрес фактического проживания. Кроме того, банк запрашивает информацию о доходах данного работника.

    Необходимость в получении сведений банк мотивирует тем, что указанный гражданин не погашает кредит. Обязан ли работодатель в данной ситуации предоставлять какую-либо информацию о своем работнике?

    Сведения, запрашиваемые в данном случае банком, являются персональными данными работника (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Их можно передавать третьим лицам (банку) только с письменного согласия работника (ст. 7, ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Если сообщить указанную информацию банку, не получив предварительного согласия работника, то такое деяние образует состав правонарушения, предусмотренного ст. 13.11 КоАП РФ, как для работодателя, так и для банка.
    В случае если телефонные звонки продолжаются, рекомендуем попросить банк составить письменный запрос с требованием предоставить данные работника (адрес, паспортные данные, размер заработной платы и т. д.) на фирменном бланке. После его получения обратиться в органы Прокуратуры России с заявлением об устранении нарушения законодательства.
    Также отметим, что отвечать на поступающие обращения банков организация не обязана.
    Кроме того, сбор персональных данных о физическом лице может расцениваться как нарушение неприкосновенности его частной жизни. За данное деяние предусмотрена уголовная ответственность по ст. 137 УК РФ.
    Также, если банк в своих письменных запросах раскрывает информацию, составляющую банковскую тайну работника, то ему грозит ответственность по ст. 13.14 КоАП РФ, ст. 183 УК РФ. Сотрудник в этом случае может потребовать возмещения банком причиненных убытков (п. 3 ст. 857 ГК РФ).



    Изменение фамилии

    Работница вышла замуж и изменила фамилию. Достаточно ли в этом случае издать приказ о том, что изменяется фамилия в связи с регистрацией брака? Нужно ли заключать с работницей дополнительное соглашение? Как внести исправления в трудовую книжку? В каких еще документах нужно отразить изменение фамилии?

    Согласно ст. 3 федерального закона «О персональных данных» от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация».
    Многие кадровые и бухгалтерские документы содержат персональные данные. Поэтому когда изменяются персональные данные работника, необходимо издание приказа о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные.
    Изданию приказа предшествует подача работником заявления с просьбой внести изменения в документы, содержащие персональные данные. Подача заявления – не обязательный, но целесообразный шаг. К заявлению работник прикладывает копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (паспорт, свидетельство о регистрации брака, свидетельство о расторжении брака, свидетельство об изменении фамилии или имени, отчества, решение суда и др.). Подлинники этих документов работник предъявляет работодателю.
    Далее следует издание приказа. Рекомендуемое название такого приказа - «Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника».
    Категорически не рекомендуется использовать распространенную формулировку вроде «С такого-то числа считать Иванову Петровой в связи с регистрацией брака…». Неправильной является и другая распространенная формулировка – «внести изменения в персональные данные работника». Изменять персональные данные работника – это полномочие специальных государственных органов, а не кадровой службы работодателя. Кадровая служба лишь вносит изменения в документы, содержащие персональные данные, на основании документов об изменении персональных данных работников, выданных специальными государственными органами.
    На основании такого приказа будут вноситься изменения в трудовую книжку работника, личную карточку работника, лицевой счет работника и иные кадровые и бухгалтерские документы, содержащие персональные данные работника.
    Заключать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору в связи с изменением фамилии и иных персональных данных не нужно. Такой вывод можно сделать из ст. 57 ТК РФ. Согласно этой статье в содержание трудового договора входят сведения и условия. Фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих личность работника, относятся к сведениям. Согласно ч.3 ст.57 ТК РФ «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон…». Аналогично следует поступать в случае изменения сведений, т.е. вносить изменения в текст трудового договора, и при этом заверять вновь внесенные сведения подписями сторон – работника и работодателя. Ст. 72 ТК РФ также подтверждает, что только при изменении условий трудового договора оформляется отдельное соглашение.
    Однако существует и другая точка зрения. Оппоненты считают, что дополнительное соглашение к трудовому договору должно заключаться в случае изменения работником фамилии и иных персональных данных. Сторонники этой позиции ссылаются тоже на статью 57 ТК РФ и указывают, что эта статья допускает внесение в текст трудового договора только недостающих сведений, а не измененных. Поэтому нельзя вносить изменения сведений о фамилии и иных персональных данных работников в текст трудового договора, а нужно подписывать дополнительное соглашение.
    На практике некоторые кадровики для подстраховки руководствуются сразу двумя приведенными точками зрения и вносят изменения и в текст трудового договора и подписывают с работником дополнительное соглашение.
    Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные регистрируется в соответствующем Журнале регистрации приказов.
    С приказом о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные, знакомят под роспись всех заинтересованных лиц: самого работника, соответствующих работников кадровой службы и бухгалтерии.
    На основании приказа производится внесение необходимых изменений в документы.
    Изменение сведений о работнике в трудовой книжке.
    Пунктом 2.3 Инструкции установлены следующие правила внесения изменений в сведения о работнике в трудовой книжке:

    • изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату;
    • указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки;
    • одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные;
    • ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы);
    • новую фамилию пишут рядом с зачеркнутой.

    Изменение сведений о работнике в личной карточке.
    Существует несколько вариантов внесения таких изменений в личную карточку.
    Прежняя фамилия может быть зачеркнута одной  чертой, и рядом указывается новая фамилию. Кстати, именно поэтому в строке, предназначенной для указания фамилии, таковую обычно рекомендуют писать ближе к левому краю. Тогда остается место, чтобы новую фамилию указать правее. Также следует указать, на основании какого документа внесены изменения. Это можно сделать на поле личной карточки напротив строки, где зачеркнута прежняя фамилия и написана новая – «Свидетельство о регистрации брака II-МТ №115116 от  10.08.2015г.». Данную запись здесь же кадровик заверяет своей подписью и проставляет дату внесения изменений.
    Сведения о документе, подтверждающем изменение фамилии, и заверительная подпись кадрового работника могут быть указаны также в разделе личной карточки «Дополнительные сведения».
    Еще один вариант, используемый в данном случае в кадровой практике, – это распечатка страницы личной карточки с внесенными изменениями или дополнительными строками под графой для внесения изменений. При этом на старой странице делается отметка о том, что произведена замена страницы в связи с изменением фамилии. На новой странице также отражается факт замены.
    Аналогичные рекомендации можно дать по поводу изменения других сведений о работнике.