Моя корзина
В корзине 1 товар
на сумму 0 руб.
+7 (495) 120-02-72

8 (800) 500-92-16

Часто задаваемые вопросы

В этом разделе мы собрали ответы экспертов на наиболее интересные и часто задаваемые вопросы.

Найти нужную информацию можно либо воспользовавшись строкой поиска, либо зайдя в соответствующий раздел.

Мы будем дополнять информацию в этом разделе.

Задавать новые вопросы по-прежнему можно в соответствующих темах на Форуме.

Часто задаваемые вопросы

Документы кадрового учета

  • Личная карточка работника
  • Документы в электронном виде
  • Печать
  • Использование унифицированных форм
  • Личная карточка работника

    Какое основание для повышения оклада нужно указать в личных карточках, если вместо приказов в отношении конкретных работников был издан приказ об изменении штатного расписания?

    Как следует из Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденных постановлением Госкомстата России, в графе 4 "Оклад (тарифная ставка), надбавка, руб." раздела III "Прием на работу и переводы на другую работу" в личной карточке должны содержаться данные о размере тарифной ставки за соответствующий период работы сотрудника. При этом определено, что при изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные. В качестве основания для установления того или иного размера оклада в графу 5 раздела III личной карточки вносятся соответствующие приказы работодателя.
    Однако ни в Указаниях, ни в иных актах не конкретизировано, что изменение оклада должно производиться строго на основании приказа в отношении конкретного работника.
    Так, в рассматриваемом случае повышение окладов производилось в целом по организации, в связи с чем был издан приказ об изменении штатного расписания, что не является ошибкой. Поэтому в данной ситуации в графах 5 личных карточек работников следует указать реквизиты приказа об изменении штатного расписания. Как отмечено выше, наличие приказа по фамилиям на каждого работника в подобной ситуации не является обязательным, ссылки на приказ по штатному расписанию будет достаточно.



    Документы в электронном виде

    Можно ли вести кадровые документы в электронном виде?

    В электронном виде в течение года можно вести только те кадровые документы, которые не предполагают наличия собственноручных подписей сотрудников.
    Например, нельзя вести в электронном виде личные карточки, поскольку под роспись в личной карточке работодатель ознакомляет сотрудника с каждой вносимой в его трудовую книжку записью (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225, далее – Правила № 255).
    То же касается и Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Она обязательно должна быть на бумажном носителе, поскольку содержит графы 10 "Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку" и 13 "Расписка работника в получении трудовой книжки". В этой книге сотрудник должен расписаться при получении трудовой книжки в связи с увольнением (п. 41 Правил № 255).
    А вот журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и изменений к ним вполне можно вести в электронном виде с помощью компьютера. Это же относится к журналу учета приказов о приеме на работу. Дело в том, что унифицированных форм и требований к ведению данных документов нет, поэтому специалист кадровой службы организации может выбрать наиболее практичный способ регистрации (бумажный носитель и (или) электронный). Формы таких журналов целесообразнее утвердить приказом работодателя.
    Обратите внимание: журналы (книги) учета трудовых договоров и приема на работу требуется хранить 75 лет (пп. а и пп. б п. 695 Перечня типовых управленческих документов с указанием срока хранения, утв. приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 № 558). В связи с чем на практике применяется электронная регистрация указанных документов в течение года с последующей распечаткой и подготовкой к хранению на бумажном носителе.



    Печать

    Нужно ли ставить печать в унифицированных формах документов по учету кадров?

    Согласно трудовому законодательству на кадровых документах, включая трудовой договор (ст. 67 ТК РФ), печать не требуется. Поэтому и в унифицированных формах по учету кадров, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, не предусмотрено место печати. Таким образом, на большинстве кадровых документов, в том числе на приказах о приеме на работу или об увольнении, печать не ставится.
    Вместе с тем печать является одним из средств индивидуализации организации, наряду с названием, местом нахождения и пр. Поэтому на трудовых договорах, особенно на экземпляре, выдаваемом на руки работнику, все же рекомендуем проставить печать.



    Использование унифицированных форм

    Можно ли будет использовать, как и раньше, унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1 с небольшой корректировкой? Как это оформить?

    Да, можно. Более того, полагаем, что гораздо лучше будет оставить в "хождении" в вашей компании привычные унифицированные формы документов. Другое дело, что сейчас есть возможность дополнить их необходимой вам информацией, а ненужные сведения убрать.

    Унифицированные формы в основном проверены временем, к ним уже все успели привыкнуть. Да и в основу многих электронных систем документооборота были положены унифицированные формы документов. Другое дело, что сейчас разработчики должны будут подправить их с учетом обновленного перечня обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерсокм учете"(далее Закон № 402-ФЗ), а также принимая во внимание ваши пожелания (с учетом специфики деятельности).

    Например, в компании есть сотрудники, работающие по сменному графику, которым установлена часовая тарифная ставка и суммированный учет рабочего времени. Ранее в графе 5 штатного расписания (унифицированная форма № Т-3) в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, указывалась месячная заработная плата работника по тарифной ставке (окладу) в рублях. Поскольку заработная плата сотрудников, которым установлена оплата труда по часовой тарифной ставке, зависит от количества отработанного времени, фиксированного размера зарплаты как такового у них нет. Поэтому корректно заполнить унифицированную форму штатного расписания до 1 января 2013 г. в отношении таких работников было нельзя. В таких ситуациях рекомендовалось обычно гр. 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." и гр. 9 "Всего в месяц, руб." не заполнять, а в гр. 10 "Примечания" указывать: "Оплата по часовой тарифной ставке" и давать ссылку на локальный нормативный акт компании, который регулирует размер оплаты труда, например на Положение об оплате труда.

    С 1 января 2013 г. в самостоятельно разработанной форме штатного расписания можно предусмотреть для этого отдельную графу "Размер часовой тарифной ставки" (шаблон).

    Если же вас устраивают ранее применяемые унифицированные формы по учету труда и его оплаты и вы не хотите их корректировать, то в целях упрощения документооборота и соблюдения требования рациональности, предусмотренного п. 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, никто не запрещает вам их по-прежнему использовать, но уже с учетом требований Закона № 402-ФЗ, закрепив это в бухгалтерской учетной политике (шаблон, пример).

    Орлова E.В.   
    Директор департамента внутреннего аудита ООО "Комо"