Моя корзина
В корзине 1 товар
на сумму 0 руб.
+7 (495) 724-03-21

8 (800) 500-92-16

Часто задаваемые вопросы

В этом разделе мы собрали ответы экспертов на наиболее интересные и часто задаваемые вопросы.

Найти нужную информацию можно либо воспользовавшись строкой поиска, либо зайдя в соответствующий раздел.

Мы будем дополнять информацию в этом разделе.

Задавать новые вопросы по-прежнему можно в соответствующих темах на Форуме.

Часто задаваемые вопросы

Консультации по темам:

Трудовые книжки

  • Заверение копий трудовых книжек
  • Книга учета движения трудовых книжек - изменение названия организации
  • Книга учета движения трудовых книжек - выдача дубликата
  • Некорректная формулировка записи при ликвидации
  • Запись о реорганизации
  • Внесение изменений в книгу учета движения трудовых книжек
  • Соответствие серий трудовых книжек - годам выпуска
  • Голограмма
  • Две трудовые книжки
  • Запись об увольнении внесена, а сотрудник заболел
  • Ошибки в книге учета движения трудовых книжек
  • Запись об отпуске по уходу за ребенком
  • Диплом бакалавра - заполняем титульный лист
  • Внесение записи о прохождении военной службы
  • Украинские трудовые книжки
  • Дубликат - через какое время после увольнения может быть выдан
  • Трудовая книжка: чем опасны липовые записи для стажа?
  • Заявление на новую трудовую книжку: как оформить
  • Вкладыш в трудовую книжку: нужно ли регистрировать
  • Дубликат трудовой книжки: нужно ли регистрировать
  • Ошибки в предыдущих записях
  • Вкладыш в трудовую книжку: как оформить
  • Восстановление трудовой книжки
  • Предоставление трудовой книжки в Пенсионный фонд
  • Трудовые книжки уволенных работников
  • Копия трудовой книжки: как заверить
  • Можно ли отказать в приеме на работу
  • Трудовая книжка дистанционного работника
  • Исправления на титульном листе
  • Исправление даты рождения в трудовой книжке
  • Трудовая книжка оформляется впервые
  • Кто должен вести Книгу учета движения трудовых книжек
  • Работник сам купил бланк трудовой книжки
  • Оплата за трудовые книжки
  • Факсимильная подпись в трудовой книжке
  • Отработан 1 день - вносить ли запись в трудовую книжку?
  • Новая трудовая книжка или дубликат утраченной?
  • "Уволен" или "Трудовой договор расторгнут"?
  • На основании какого документа делать запись?
  • Запись об учебе в вузе
  • Приказ о назначение ответственного
  • Запись с последнего места работы не заверена печатью
  • В трудовой книжке вырваны страницы
  • Заверение копий трудовых книжек

    Как правильно заверить копию трудовой книжки, согласно новому ГОСТу для ее предоставления за пределами организации?

    Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступает в действие с 01 июля 2018 года, согласно данному стандарту, появились новые требования к заверению копий трудовых книжек, которые заключаются в следующем:

    • в копии трудовой книжки в обязательном порядке следует указывать место хранения оригинала документа; специалисты рекомендуют использовать следующую формулировку: "Подлинник трудовой книжки хранится по адресу: ...";
    • отметку о заверении копии необходимо проставлять под подписью заверяющего лица и подтверждать печатью или штампом организации, содержащем полный адрес хранения оригинала трудовой книжки;
    • печать нужно ставить таким образом, чтобы она: не попадала на подпись сотрудника; не размещалась между должностью и ФИО заверяющего; но приходилась на часть названия должности подписавшегося.



    Книга учета движения трудовых книжек - изменение названия организации

    Как правильно внести изменения в Книгу учета движения трудовых книжек, если у организации изменилось название?

    Закон не содержит четко определенного порядка внесения исправлений в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей  в случае, если у организации изменилось название или организационно - правовая форма. Однако, в подобной ситуации,  специалисты рекомендуют поступать следующим образом: в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, необходимо внести соответствующее исправление на титульный лист, т.е. неверное название зачеркивается, а над ним указывается актуальная информация и заверяется.




    Книга учета движения трудовых книжек - выдача дубликата

    Как правильно внести информацию о выдаче дубликата трудовой книжки уже уволенному сотруднику в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей? И нужно ли это делать?

    Да, нужно. При оформлении дубликата трудовой книжки, информация о нем должна быть отражена в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей, даже если дубликат выдается уже уволенному работнику.
    Запись в Книге производится датой оформления дубликата и вносится отдельной строкой. Графы под номером 7 и 8 заполнять не нужно т.е. следует оставить их пустыми, а в графе 9 необходимо вписать реквизиты приказа, на основании которого производится выдача документа. При получении дубликата трудовой книжки на руки, бывшему сотруднику следует поставить свою подпись о его получении и текущую дату.




    Некорректная формулировка записи при ликвидации

    Произведено увольнение ряда сотрудников в связи с ликвидацией. Процедура увольнения соблюдена, однако в трудовые книжки внесены некорректные формулировки записи. Можно ли в связи с этим оспорить увольнение?

    Нет, нельзя, т.к. запись, не соответствующая формулировке, закрепленной в Трудовом кодексе, признается технической ошибкой, не влияющей на законность увольнения, что подтверждается апелляционным определением Кемеровского областного суда от 15.06.2012 № 33-5480



    Запись о реорганизации

    Вносится ли запись в трудовую книжку в случае реорганизации компании?

    Согласно Письму Роструда от 05.09.2006 № 1553-6, при реорганизации юридического лица, запись в трудовую книжку работнику производить нужно, также указав ссылку на соответствующее решение учредителей. Запись производится аналогично записи о переименовании организации.



    Внесение изменений в книгу учета движения трудовых книжек

    Как правильно внести изменения в книгу учета движения трудовых книжек, если работник сменил фамилию?

    Законодательно порядок внесения исправлений в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей не регламентирован, однако на практике принято руководствоваться методом внесения исправлений в первичные учетные документы, т.е. неверную запись необходимо зачеркнуть, выше внести актуальную информацию и заверить. Подобным образом вносится и информация об изменении фамилии: устаревшую запись зачеркивают, над ней вписывают обновленные сведения, а также реквизиты документа, на основании которого производится изменение.



    Соответствие серий трудовых книжек - годам выпуска

    Как можно определить год выпуска трудовой книжки?

    Определить год выпуска трудовой книжки можно по серии.
    Соответствие серий трудовых книжек - годам их выпуска:

    Трудовые книжки образца 1974 года:
    Трудовые книжки серии АТ-I ~ 1974-1976 годы.
    Трудовые книжки серии АТ-II ~ 1977-1979 годы.
    Трудовые книжки серии АТ-III ~ 1980-1983 годы.
    Трудовые книжки серии АТ-IV ~ 1984-1986 годы.
    Трудовые книжки серии АТ-V ~ 1987-1989 годы.
    Трудовые книжки серии АТ-VI ~ 1990-1992 годы.
    Трудовые книжки серии АТ-VII ~ 1993-1997 годы.
    Трудовые книжки серии АТ-VIII ~ 1998-2000 годы.
    Трудовые книжки серии АТ-IX ~ 2001-2002 годы.
    Трудовые книжки серии АТ-X ~ 2003 год.

    Трудовые книжки образца 2003 года:
    Трудовые книжки серии ТК ~ 2004-2005 годы.
    Трудовые книжки серии ТК-I ~ 2006-2007 годы.
    Трудовые книжки серии ТК-II ~ 2008-2009 годы.

    Соответствие серий вкладышей в трудовую книжку - годам выпуска вкладышей в трудовую книжку:
    Вкладыши серии *АТ-I ~ 1974-1979 годы.
    Вкладыши серии *АТ-II ~ 1980-1986 годы.
    Вкладыши серии *АТ-III ~ 1987-1993 годы.
    Вкладыши серии *АТ-IV ~ 1994-2003 годы.
    Вкладыши серии ВТ ~ 2004-2009 годы.



    Голограмма

    При приобретении трудовых книжек были выданы прозрачные блестящие голографические наклейки. Нужно ли вклеивать их в трудовые книжки?

    Бланки трудовых книжек и вкладышей в них имеют соответствующую степень защиты. При этом ни Правила, ни Инструкция по заполнению трудовых книжек не содержат требований о наличии на бланке трудовой книжки голографической эмблемы.
    27 января 2008 года Объединение "ГОЗНАК" выпустило информационное письмо, в котором объявило об эксперименте по изготовлению голографических эмблем с целью усиления защиты бланков трудовых книжек. Голограммы шли в комплекте с трудовыми книжками и не продавались отдельно. Работодатели могли сами (на свое усмотрение) вклеить данную эмблему на титульный лист трудовой книжки. В настоящее время эксперимент закончен. Поскольку в законодательстве нет никаких требований в применении голографических эмблем, бланки трудовых книжек без подобных наклеек имеют такую же юридическую силу, как и с ними.
    Таким образом, полученную голограмму можно вообще не вклеивать в трудовую книжку либо приклеить ее на титульный лист трудовой книжки.



    Две трудовые книжки

    Принятый на работу сотрудник представил в отдел кадров две трудовые книжки. Какую трудовую книжку выбрать для заполнения? И нужно ли переносить в нее записи из второй книжки?

    Положениями ТК РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек не предусмотрена возможность одновременно вести несколько трудовых книжек на одного работника. Соответственно, если гражданин при приеме на работу предъявил две трудовые книжки, то работодателю необходимо:

    • выяснить причину, по которой у него оказалось несколько трудовых книжек;
    • принять для ведения только одну из них по выбору сотрудника либо по своему усмотрению.

    Если новая трудовая книжка оформлялась в целях замены ранее утерянной книжки, которая впоследствии была обнаружена, целесообразно принять для ведения документ, оформленный в более позднее время. При этом не нужно переносить в него недостающие сведения из найденной трудовой книжки. Такое требование отсутствует в законодательстве.
    Если трудовые книжки равнозначны по юридической силе (например, работник использовал две трудовые книжки для трудоустройства в различные периоды к разным работодателям), следует выбрать для дальнейшего заполнения ту трудовую книжку, которая оформлена раньше;

    • сделать копию второй трудовой книжки, а ее подлинник возвратить сотруднику.


    Запись об увольнении внесена, а сотрудник заболел

    Сотрудник уволен по собственному желанию. Позднее он предоставил больничный, открытый в день увольнения. Необходимо ли внести изменения в трудовую книжку относительно даты увольнения и оплатить больничный?

    Работодатель не обязан изменять запись о дате увольнения сотрудника. Это обусловлено тем, что данная запись должна быть сделана в трудовой книжке в день прекращения трудового договора (п. 10 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). При этом оплата больничного не продлевает и не возобновляет действие трудового договора.
    Обратите внимание, что работодатель обязан оплатить больничный, если заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней со дня прекращения трудового договора (ч. 2 ст. 5 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).



    Ошибки в книге учета движения трудовых книжек

    Можно ли исправлять ошибки в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним при помощи "замазки" (штриха)?

    Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225 (далее – Постановление № 225) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 не определен порядок исправления неточных записей (ошибок) в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
    По мнению экспертов, использовать корректирующую жидкость (штрих) и другие аналогичные способы для исправления неточных записей не следует. В рассматриваемой ситуации можно применить правила исправления ошибок в первичных документах.
    Исправление в первичном учетном документе должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
    Согласно п. 4.2 - 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР от 29.07.1983 № 105, вносить исправления в первичные учетные документы нужно следующим образом: неправильный текст зачеркивается одной чертой и над зачеркнутым текстом пишется исправленный. Исправление должно быть произведено таким образом, чтобы можно было прочитать исправленное. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью "Исправлено", подтверждено подписями лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.
    Таким образом, после внесения исправлений в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в ней необходимо указать дату исправления, а также сделать надпись "Исправлено", поставить подписи лиц, составивших документ, с указанием их фамилий и инициалов.



    Запись об отпуске по уходу за ребенком

    Нужно ли делать в трудовой книжке запись об отпуске по уходу за ребенком?

    При заполнении трудовых книжек необходимо руководствоваться правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателя, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила). Согласно п. 4 Правил в трудовую книжку вносятся сведения:

    • о работнике;
    • о выполняемой им работе;
    •  о переводах на другую постоянную работу;
    • об увольнении работника и об основаниях прекращения трудового договора;
    • о награждениях за успехи в работе.

    Внесение сведений об отпусках (в том числе по уходу за ребенком) данными Правилами не предусмотрено. Поэтому делать запись о предоставлении отпуска по уходу за ребенком в трудовой книжке работника не нужно.



    Диплом бакалавра - заполняем титульный лист

    Работник представил диплом бакалавра по направлению "Маркетинг". Как заполнить титульный лист трудовой книжки?

    Правила ведения и хранения трудовых книжек и форма трудовой книжки утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" (далее – Правила). Инструкция по заполнению трудовых книжек утверждена постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция). Согласно п. 9 Правил при оформлении трудовой книжки в нее вносятся:

    • фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год);
    • сведения об образовании, профессии, специальности.

    Согласно п. 2.1 Инструкции профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний или других надлежаще оформленных документов. Согласно п. 5 ст. 10 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ в Российской Федерации устанавливаются следующие уровни профессионального образования:

    • среднее профессиональное образование;
    • высшее образование – бакалавриат; 
    • высшее образование – специалитет, магистратура;
    • высшее образование – подготовка кадров высшей квалификации.

    Диплом бакалавра утвержден приказом Минобрнауки России от 01.10.2013 № 1100. На оборотной стороне титула в правой части есть следующая фраза: "Освоил(а) программу бакалавриата по направлению подготовки". В данной графе должно быть указано направление обучения (например, "Маркетинг"). По сути, эта информация характеризует специальность сотрудника.
    Поскольку в трудовой книжке сведения об образовании и профессии следует указывать в соответствии с документом об образовании, то рекомендуем в графе "Образование" указать "высшее", а в графе "Специальность" – "бакалавр по направлению "Маркетинг".



    Внесение записи о прохождении военной службы

    В трудовой книжке сотрудника есть запись о приеме на работу. Впоследствии работник представил военный билет, из которого следует, что в период работы в другой организации он проходил военную службу. Однако предыдущий работодатель не отразил это в трудовой книжке. Нужно ли вносить в нее какие-либо исправления? И кто должен их заверять?

    Периоды прохождения военной службы подтверждаются военными билетами, справками военных комиссариатов, воинских подразделений, архивных учреждений (п.19.1 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91).
    Запись о данном периоде должна быть внесена и в трудовую книжку по месту работы (согласно пп. "а" п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее – Правила). Причем в Правилах не конкретизируется, какой именно работодатель обязан отразить сведения о военной службе. Таким образом, не будет нарушением законодательства, если запись об этом внесет работодатель по настоящему месту работы, а не тот работодатель, во время занятости у которого сотрудник был направлен на военную службу.
    При этом исправлять (признавать недействительной) уже отраженную в трудовой книжке запись о приеме на работу нет необходимости, ведь в ТК РФ и в Правилах отсутствует указание на то, что период военной службы должен быть внесен в трудовую книжку строго перед записью о трудоустройстве.
    Внести запись о прохождении военной службы нужно следующим образом:

    • в графе 1 проставить порядковый номер записи (то есть следующий за последним в разделе "Сведения о работе");
    • в графе 2 указать дату ее внесения; 
    • в графу 3 внести запись о службе в Вооруженных Силах РФ с указанием периода военной службы, например: "Служба в Вооруженных силах Российской Федерации с 01.06.2013 по 01.06.2004"; 
    • в графе 4 указать наименование и реквизиты документа, на основании которого вносится запись, например – Военный билет НА № 148210.

    Записи в трудовой книжке заверяются подписью и печатью работодателя только при увольнении работника (п. 35 Правил). Если работник продолжает работать в организации, то заверять записи, внесенные в его трудовую книжку (в том числе запись о военной службе), не нужно.



    Украинские трудовые книжки

    Украинские трудовые книжки в республике Крым нужно менять на книжки Российского образца,  если это книжки не советского образца (бланки образца 1974 года)?

    Трудовые книжки на бланках образца 1974 года менять не нужно.
    Украинские трудовые книжки образца 1993 года надо поменять на трудовые книжки, 
    Российского образца 2004 года.
    На территории России действуют трудовые книжки образца 1974 года (советские) и 2004 года. С 2004 года в России выдают книжки по форме, утвержденной постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 , все те, которые были выданы раньше, начиная с 1974 года, продолжают действовать (п. 2 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).
    У работников организаций, расположенных в Крыму или Севастополе, могут быть трудовые книжки либо советского образца – если они были получены до распада СССР, либо украинского образца. Своя форма трудовых книжек на Украине и порядок 
    заполнения были утверждены в 1993 году.
    Если  у работника украинская трудовая книжка, то ее придется поменять. То есть завести новую российскую по образцу 2004 года. При этом периоды работы в Украине в Российскую книжку заносить не нужно.
    Когда же работник принес трудовую книжку образца 1974 года, менять ее не нужно. Все записи продолжайте делать в ней.
    Проверить, относится ли трудовая книжка сотрудника к советским образцам, можно по таблице. В ней названы все серии книжек, 
    которые выпускались в России (СССР) начиная с 1974 года.

    Трудовые книжки серии

    Годы выпуска

    АТ - I

    1974, 1975, 1976 гг.

      АТ - II

    1977, 1978, 1979 гг.

    АТ - III

    1980, 1981, 1982 гг.

    АТ - IV

    1983, 1984, 1985 гг.

    АТ - V

    1986, 1987, 1988, 1989 гг.

    АТ - VI

    1990, 1991, 1992 гг.

    АТ - VII

    1993, 1994, 1995, 1996, 1997 гг.

    АТ - VIII

    1998, 1999, 2000 гг.

    АТ - IX

    2001, 2002,  - первая половина 2003 г.

    АТ - X

    вторая половина 2003 г.

    К примеру, работник принес трудовую книжку серии АТ-V. Такие выпускались в СССР в 1986–1989 годах. Значит, этот документ продолжает действовать на территории России, и менять его не нужно.
    Оформив российскую книжку, украинскую нужно отдать работнику. Она понадобится ему для последующего подтверждения трудового стажа. А себе  оставить копию.



    Дубликат - через какое время после увольнения может быть выдан

    Прошу разъяснить: в течение какого времени после увольнения работнику может быть выдан дубликат трудовой книжки? Работник уволился с предприятия в 2010 году. Через 6 лет после увольнения с нашего предприятия он обратился к нам с просьбой выдать дубликат. Также он утверждает, что последние 6 лет нигде не работал, и что наше предприятие было последним местом работы. Имеем ли мы право выдать дубликат трудовой книжки спустя несколько лет после увольнения работника?

    Время, в течение которого выдается дубликат трудовой книжки, законодательством не установлено. Постановление Правительства РФ от 16.04.03 № 225 "О трудовых книжках" предписывает в п.31 следующие правила выдачи дубликата трудовой книжки: "Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления".
    Таким образом, независимо от времени, которое прошло с момента увольнения работника, если он утверждает, что его последнее место работы - ваша организация, на основании заявления ему в течение 15 дней должен быть выдан дубликат по установленным правилам. В заявлении работник должен объяснить причину утраты подлинника трудовой книжки и написать, что больше нигде не работал после увольнения. В дубликате последней записью будет запись об увольнении из вашей организации.



    Трудовая книжка: чем опасны липовые записи для стажа?

    Обнаружена поддельная запись в трудовой книжке - что делать? Какая предусмотрена ответственность за ее внесение?

    Если работник умышленно подделал запись в трудовой книжке, и работодатель заметил, что запись в трудовой книжке "липовая", он должен тут же обратиться в правоохранительные органы с заявлением.
    При определении и выявлении подделки, работодатель не имеет права расторгнуть договор на этом основании и отпустить работника до выяснения обстоятельств дела.
    Если подделка будет признана, на основании решения суда, работника можно уволить в соответствии с п.11 ч.1 ст.81 ТК РФ.
    После выяснения обстоятельств дела и при оправдании работника, работодатель заводит ему новую трудовую или её дубликат, а работник продолжает трудиться.

    Ответственность и наказание за подделку
    За подделку трудовой книжки наступает уголовная ответственность и наказание в виде штрафов до 80 000 рублей, и даже принудительные работы сроком до 2 лет за использование заведомо подложного документа (ст. 159 УК РФ). Эти действия приравниваются к мошенническим или к хищению имущества.



    Заявление на новую трудовую книжку: как оформить

    "Нужно ли требовать от работника заявление на новую трудовую книжку, и что должно быть там написано?"

    Работодатель заводит, оформляет принятому работнику новую трудовую книжку в двух случаях:

    • при заключении трудового договора впервые (ч 4 ст. 65 ТК РФ),
    • в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине (ч 5 ст. 65 ТК РФ).

    Законодатель обязывает работодателя брать у работника письменное заявление о заведении ему новой трудовой книжки. Согласно ч. 5 ст. 65 ТК РФ в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку.

    Образцы текстовой части заявлений об оформлении новой трудовой книжки

    Пример 1

    Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с тем, что я потеряла свою трудовую книжку при переезде на новое место жительства.

    Пример 2

    В связи с тем, что моя трудовая книжка повреждена и непригодна к использованию, прошу оформить мне новую трудовую книжку.

    Проверьте, от всех ли работников, кому Вы заводили новые трудовые книжки, были взяты и хранятся у Вас такие заявления.

    Также напомним, что согласно п.8 Правил оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника.



    Вкладыш в трудовую книжку: нужно ли регистрировать

    "Нужно ли регистрировать вкладыши, вшитые в трудовые книжки работников предыдущими работодателями, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них на новой работе?"

    Этот вопрос давно является спорным среди кадровых специалистов. Разбираться в вопросах ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них нужно каждому кадровому специалисту, поскольку все работодатели обязаны вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225). За отсутствие такой книги учета или неправильное ее ведение при проверке Гострудинспекции работодателей привлекают к ответственности.

    На практике мы встречали разные подходы к регистрации вкладышей в трудовые книжки, которые уже вшиты в трудовые книжки работников.

    Многие специалисты регистрируют серию и номер только трудовой книжки, но не вкладыша, ибо он вшит в трудовую книжку и на трудовой книжке стоит штамп «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Такие специалисты считают, что регистрировать вкладыши нужно, только если «текущий» работодатель выдает его работнику (вшивает в книжку). Другие же специалисты регистрируют и трудовую книжку, и вкладыш в нее, причем традиционно в одной строке.

    Но давайте посмотрим, что сказано об этом в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.

    Согласно п. 41 Правил в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
    Из анализа данной нормы можно сделать вывод, что вкладыш в трудовую книжку регистрируется в книге учета только при выдаче его работодателем (при его оформлении, когда он вшивается в саму трудовую книжку и в нем делаются соответствующие записи), дословно из нормы: «выданные работникам вновь», т.е. новые.

    Если Вы учитывали и трудовые книжки, и вкладыши в них, вшитые предыдущими работодателями, вряд ли стоит опасаться штрафа: на практике мы не сталкивались с тем, чтоб инспекторы ГИТ кого-то за это штрафовали.



    Дубликат трудовой книжки: нужно ли регистрировать

    Нужно ли в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них регистрировать выдаваемые работникам дубликаты трудовых книжек?"


    Согласно п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь».

    Дубликат трудовой книжки оформляется на бланке трудовой книжкой и, несмотря на то, что это дубликат, он не перестает быть трудовой книжкой. Поэтому мы считаем, что в соответствии с п. 41 Правил выдаваемые работникам дубликаты трудовых книжек тоже должны регистрироваться в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.



    Ошибки в предыдущих записях
    При приеме на работу нового сотрудника обнаружили, что записи с последнего места его работы не заверены печатью работодателя - организации. Является ли такая трудовая книжка действительной?

    Такая ошибка, допущенная предыдущим работодателем, не является основанием для признания трудовой книжки недействительной.

    Отсутствие печати работодателя на записи об увольнении ставит под сомнение действительность всех записей о работе у него. Получается, что этот период работы может быть не засчитан работнику в трудовой стаж, например, при оформлении пенсии. Поэтому работнику лучше обратиться к своему предыдущему работодателю и поставить печать.



    Вкладыш в трудовую книжку: как оформить
    Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

    В трудовой книжке определенное количество страниц, которые со временем полностью исписываются, и в этом случае приходит на помощь специально разработанный и имеющий степень защиты от подделок вкладыш, который подшивается в трудовую книжку. Правила заполнения вкладыша (далее Правила), регламентированы постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».

    При внесении записей во вкладыши трудовых книжек, проблемных моментов возникать не должно, поскольку Правилами установлено: вкладыш заполняется аналогично заполнению трудовой книжки. Однако рассмотрим вопросы оформления вкладыша, которые часто возникают у кадровиков:

    1. Вкладыш заполняется тем работодателем во время работы у которого полностью использованы страницы одного из разделов (чаще всего это раздел сведений о работе).
    2. На титульном листе вкладыша ставится фактическая дата его заполнения, а не дата заведения трудовой книжки.
    3. Во вкладыш вносятся те данные сотрудника, которые действительны на настоящий момент времени (например, с момента заведения трудовой книжки у трудящегося могли измениться уровень образования, фамилия, возможно имя и т.д.).
    4. Под записями на титульном листе вкладыша ответственный сотрудник ставит свою подпись и обязательно печать работодателя (у которого заведен вкладыш).
    5. Вкладышей может быть заведено сколько угодно, предельное количество Правилами не установлено. 

    После внесения данных на титульный лист вкладыша его подшивают к трудовой книжке, на первом листе которой (где внесены записи данных о работнике) проставляют штамп «Выдан вкладыш» с указанием его реквизитов (номер, дата выдачи, серия). 

    Важно: действующими Правилами точно не установлено, куда нужно ставить штамп о выдаче вкладыша, можно ли сделать эту отметку вручную, и куда подшивать сам вкладыш. Исходя из сложившейся практики, в том числе судебной:

    • штамп о выдаче вкладыша лучше проставить так, чтобы он не вытеснял другие записи, но был читаем
    • вручную отметку сделать можно, но желательнее использовать штамп
    • подшивают вкладыш, как правило, в конце книжки, перед обложкой, хотя логичнее это сделать перед разделом «Сведения о награждениях», а удобнее в середине на самой прошивке вкладыша. 

    Что недопустимо при ведении вкладышей в  трудовых книжках? 

    Бывают ситуации, когда при заведении нового вкладыша кадровик допускает ошибку. Вносить исправления нельзя, и такой вкладыш должен быть утилизирован по соответствующему акту. Уникальный номер вкладыша следует вырезать и вклеить в журнал учета (для подтверждения утилизации испорченного вкладыша). 

    Поэтому, рекомендуется, сначала полностью заполнить вкладыш (титульную страницу), а только потом его подшивать в саму книжку; иначе данные в трудовой придется исправлять.

    Категорически запрещается:

    • вместо оформления вкладыша в трудовую книжку использовать новый бланк трудовой
    • подшивать или приклеивать в трудовую книжку чистые листы
    • вычеркивать в разделе «Сведения о награждениях» последнее слово и изменять его на  слово «работе» 



    Восстановление трудовой книжки

    Как можно восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд России; государственный архив; суд? 

    Процедура восстановления трудовой книжки одинакова для всех организаций и происходит путем направления запросов предыдущим работодателям, которые в ответ на запрос представляют справку о периоде работы, должности и трудовом стаже заявителю. Однако бывают ситуации, когда предыдущий работодатель ликвидирован, т. е. прекратил свое существование, и никаких органов, отвечающих в этой организации за трудовую деятельность сотрудников, уже нет. Безвыходная на первый взгляд ситуация решается посредством нескольких вариантов: обращение за восстановлением в Пенсионный фонд РФ; обращение за восстановлением в Государственный архив; обращение за восстановлением в суд.

    Восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд России

    Для восстановления своего трудового стажа трудящийся может обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда России. Запрос необходимо подать в письменном виде лично или отправить почтой, заказным письмом с уведомлением о вручении.  В течение 10 дней с момента получения запроса органы ПФР выдают справку о трудовом стаже, периодах и местах работы заявителю. Услуга предоставляется бесплатно.Этот способ удобен, если необходимо восстановить данные за последние годы работы, поскольку персонифицированный учет введен недавно, и в органах ПФР могут содержаться неполные данные о работнике.

    Восстановление трудовой книжки через государственный архив
     
    Более надежный способ, но и более трудоемкий – это обращение в государственный архив по месту регистрации предыдущих работодателей. В государственном архиве на запрос (также письменный) выдадут справку с информацией – где, когда и сколько работал заявитель. 

    Восстановление трудовой книжки через суд
     
    Самый длительный, но и самый верный вариант восстановления трудовой книжки – это обращение в суд для установления юридического факта, а именно трудовой деятельности. Суд в пределах своей компетентности сам направит предыдущим нанимателям запросы, ответы на которые, как показывает практика, приходят быстрее, чем при обращении организации или физического лица. Также для доказывания могут быть использованы свидетельские показания. Таким образом, предаваться панике в случае утери трудовой книжки не нужно. Данные из нее можно восстановить и получить дубликат, который будет полностью заменять основной документ.  



    Предоставление трудовой книжки в Пенсионный фонд

    Можно ли выдать работнику его трудовую книжку для предоставления в Пенсионный фонд? Нужна ли трудовая книжка для оформления пенсии?

    Трудовой стаж исчисляется только в соответствии с записями, внесёнными в трудовую книжку, несмотря на то, что исчисляемые в Пенсионный фонд средства тщательно регистрируются и фиксируются в сведениях ПФР.

    Вплоть до конца 2014 года, работодатель имел право по своему усмотрению отказать в выдаче трудовой книжки на руки работнику без увольнения.

    С начала 2015 года эти действия работодателя регламентируются законодательным проектом от 21.07.14, под № 216-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ», в силу принятия ФЗ «О страховых пенсиях», «О накопительной пенсии». После выхода этих законов, работодателю вменились обязанности выдачи трудовой книжки работнику, который оформляет пенсию.

    Изначально это постановление вызвало своего рода панику среди работодателей и кадровиков, которые понимают, что эти резолютивные документы не регламентируют передачу ответственности за трудовую книжку владельцу, который временно её получил.

    А в том случае если он не вернёт трудовую книжку – ответственность за её отсутствие с работодателя полностью не снимется.

    Для того чтобы снизить степень риска за выдачу трудовой книжки владельцу, работодателю следует:

    1. получить от владельца трудовой книжки заявление с просьбой выдачи документа
    2. удостоверить его собственной подписью и резолюцией «выдать»
    3. предоставить трудовую книжку взамен расписки об её получении от владельца трудовой
    Как правильно составить заявление на выдачу трудовой книжки?

    Основным документом, который определяет отчуждение ответственности за хранение трудовой, станет заявление. Даже если в организации за ведение трудовых книжек отвечает уполномоченное лицо или кадровый работник, то заявление можно передать через него, но написано, оно должно быть, на имя руководителя.

    Такое заявление может составляться в свободной форме, без особых претензий к его содержанию. Однако дальновидные кадровики и работодатели определяют необходимость указания в заявлении перехода ответственности к владельцу на период пользования книжкой.

    После надлежащего оформления так называемой «шапки» заявления, можно внести в его текст полностью или выборочно следующие сведения:

    1. просить выдать на руки трудовую книжку для предоставления в ПФР
    2. пояснить, что это требование продиктовано законодательными документами, в соответствии с чем, производится расчёт трудового стажа для начисления пенсии
    3. определить сроки, необходимые для проведения процедуры
    4. указать, что на момент нахождения трудовой книжки на руках владельца, он несёт полную ответственность за её сохранность

    Написанное заявление должен рассмотреть руководитель лично. Несмотря на то, что он обязан представить требуемый документ, ему нужно поставить резолюцию с разрешением выдачи.

    На этом основании может быть выдана трудовая книжка, но обязательно под расписку об её получении. В расписке лаконично указываются сведения о том, что работник:

    • получил трудовую книжку, указав серию и номер
    • обязуется её вернуть в указанный срок

    После возвращения документа работодателю, расписка должна быть возвращена владельцу.

    При соблюдении данного алгоритма, дополнительных записей о регистрации выдачи трудовой книжки не потребуется.



    Трудовые книжки уволенных работников

    При приеме-передаче дел в отделе кадров обнаружились трудовые книжки недавно уволенных работников. Что с ними делать и возможны ли санкции со стороны контролирующих органов за несвоевременную выдачу трудовых книжек?

    Если в день увольнения трудовая книжка не была выдана и уведомление о необходимости явиться за ней (или дать согласие на отправление ее по почте) не направлялось, необходимо как можно скорее направить такое уведомление уволенному работнику. Ведь именно со дня направления этого документа работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

    Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случае несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений:

    • при увольнении работника по основанию, предусмотренному пп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 (прогул) или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (осуждение работника к наказанию в соответствии с приговором суда);
    • при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности согласно ч. 2 ст. 261 ТК РФ.

    Отметим, что трудовые книжки, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у индивидуального предпринимателя) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством РФ об архивном деле. Так, в силу п. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций /Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558/ невостребованные трудовые книжки необходимо хранить 75 лет.

    Работник, не получивший трудовую книжку в день увольнения, может сам обратиться за ней к работодателю. В таком случае последний обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

    Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки предусмотрена как трудовым, так и административным законодательством. В частности, согласно ст. 234 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок во всех случаях незаконного лишения его возможности трудиться. Такая обязанность наступает, если заработок не получен в результате задержки работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесения в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника. А в силу ст. 5.27 КоАП РФ за задержку выдачи трудовой книжки работнику на работодателя может быть наложен административный штраф до 50 000 руб.



    Копия трудовой книжки: как заверить

    Как правильно сделать и заверить копию трудовой книжки?

    Как правильно сделать копию трудовой книжки?

    Для этого необходимо скопировать все ее страницы, начиная с личных данных владельца и заканчивая информацией о последнем месте работы. Каждый разворот следует разместить на альбомном листе (формат А-4). Запрещается делать двухсторонние копии.

    Как правильно заверить копию трудовой книжки?

    Копия трудовой книжки должна быть заверена постранично. Для этого на каждой странице следует проставить следующие реквизиты:

    • отметка о копийности - состоит из надписи «Копия верна», которая располагается в левом нижнем углу копии. Такое расположение оправданно тем, что соотносится как с рекомендациями ГОСТа, так и с требованиями организаций о проставлении этой отметки в тексте, а не на пустом листе.
    • подпись заверяющего лица - состоит из должности, личной подписи и расшифровки подписи и располагается ниже отметки о копийности. Реквизит «подпись» оформляется в соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003.                  Кто может заверить копию трудовой книжки? В соответствии с действующим Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствовании предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х) верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица. В п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек сказано, что «ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя». Это же должностное лицо имеет право заверять копии трудовых книжек.
    • печать - копию трудовой книжки необходимо заверять либо круглой печатью организации, либо печатью кадровой службы. Оттиск печати целесообразно ставить правее отметки о копийности на самой копии, а не на пустом листе.
    • дата - на копии ниже подписи обязательно должна ставиться дата – это предписывает действующее законодательство (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 и п.1 Указа № 9779-Х). Данный реквизит позволяет заверить актуальность сведений, содержащихся в трудовой книжке, а также отмечает «срок годности» заверенной копии. Дата может проставляться как в цифровом, так и в буквенно-цифровом формате.

    Необходимы ли дополнительные надписи?

    Во многих организациях требуют на копии после последней внесенной в трудовую книжку записи ставить дату и делать надпись «Работает по настоящее время». Однако это требование незаконно, так как, во-первых, копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа, а во-вторых, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, само отсутствие записи о расторжении трудового договора не подтверждает, что работник продолжает работать по настоящее время. На практике отсутствие этой надписи приводит к тому, что у работника не принимают заверенную копию трудовой книжки, а сотруднику кадровой службы во избежание конфликтов со сторонними организациями приходится вносить надпись.

    Можно ли для заверения использовать штампы?

    Заверять копию трудовой книжки можно как вручную, так и с использованием штампов – в действующем законодательстве запрета на это нет.   



    Можно ли отказать в приеме на работу

    Можно ли отказать работнику в приеме на работу, если он говорит что потерял трудовую книжку? Нужно ли в этом случае брать с него заявление о том, что он ее потерял и восстановит ее самостоятельно?

    На практике встречаются случаи, когда лицо, поступающее на работу, сообщает о том, что им была потеряна трудовая книжка и просит выдать ему дубликат трудовой книжки. В такой ситуации необходимо понимать, что отказать в приеме на работу в связи с отсутствием трудовой книжки работодатель не вправе.

    Следует также учитывать, что "новый" работодатель не должен удовлетворять просьбу будущего работника об оформлении ему дубликата трудовой книжки, поскольку в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, выдача дубликата трудовой книжки должна производиться по последнему месту работы, то есть "предыдущим" работодателем. Поэтому брать с работника заявления о том, что он восстановит ее самостоятельно нет смысла.

    Работник должен написать заявление с просьбой выдать ему новую трудовую книжку в связи с утерей старой (шаблон). На основании этого заявления ему необходимо оформить новую трудовую книжку. 



    Трудовая книжка дистанционного работника

    Каким образом заводится и ведется трудовая книжка дистанционного работника?

    Законодательство не предусматривает каких-либо специальных правил при оформлении трудовой книжки дистанционному работнику, принятому на работу впервые или при ее ведении в том случае, когда она у дистанционного работника уже есть.

    В первом случае, согласно ч. 4 ст. 65 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ), трудовая книжка оформляется работодателем, во втором - работник предоставляет трудовую книжку работодателю лично или пересылает ее по почте заказным письмом (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ).

    При этом закон допускает ситуацию, когда дистанционному работнику трудовая книжка не оформляется или, если она у него уже есть, запись о дистанционной работе не вносится. Такое исключение допускается только по соглашению сторон (ч. 5 ст. 312.2 ТК РФ). Представляется, что такое соглашение должно быть в письменной форме, хотя закон об этом напрямую и не говорит. Оно, к примеру, может быть закреплено в трудовом договоре, заключенном с дистанционным работником в виде отдельного условия. 



    Исправления на титульном листе

    Что делать, если работник предоставил трудовую книжку с исправлениями на титульном листе?

    Следует отметить, что ни в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее - Правила), ни в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее - Инструкция) не установлен порядок исправления ошибок на титульном листе трудовой книжки. Предусмотрена лишь возможно дополнения сведений (например, об образовании) или их изменение по объективным причинам (например, смена фамилии).

    Указанные изменения вносятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов со ссылкой на их номер и дату (п. 26 Правил, п. 2.3 Инструкции). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия, имя или отчество и вписываются новые данные. При этом зачеркнутая запись должна легко читаться. Изменение (дополнение) записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 2.4 Инструкции). Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью руководителя или специально уполномоченного им лица и печатью организации.

    По общему правилу, если при заполнении титульного листа трудовой книжки была допущена ошибка, испорченный бланк уничтожается (п. 42 Правил). Однако на практике на титульных листах часто встречаются ошибочные записи. Как правило, они возникают при написании данных работника на слух, а не на основе документа, удостоверяющего личность. Надо понимать, что в дальнейшем, при оформлении работником пенсии, это может привести к проблемам . Если сведения в трудовой книжке не будут соответствовать паспортным данным, то работнику, скорее всего, придется устанавливать факт принадлежности ему трудовой книжки через суд.

    К сожалению, порядок действий в таких случаях не установлен. А потому можно лишь посоветовать поступить также, как и тогда, когда требуется внести изменение (дополнение)на титульном листе, т.е. зачеркнуть неверную запись, внести верную, сделать ссылку на соответствующий документ, на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверить запись подписью работника, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью.

    Можно также порекомендовать оформить работнику дубликат трудовой книжки в порядке, предусмотренном Разделом 7 Инструкции, однако для этого работнику придется обратиться к работодателю по последнему месту работы.

    Возможен и такой вариант - принять трудовую книжку и ничего не исправлять, а в будущем, если у работника возникнут проблемы с оформлением пенсии, он сможет подтвердить принадлежность ему трудовой книжки через суд.

    Экспертная группа журнала "Справочник кадровика"



    Исправление даты рождения в трудовой книжке
    Каким образом исправить неправильную дату рождения в трудовой книжке? Запись внесена организацией, которая уже не существует.
    В соответствии с п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей, изменение записи о дате рождения работника производится по последнему месту работы на основании паспорта. Порядок изменения записи установлен в п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69. Одной чертой зачеркивается прежняя дата рождения и записываются новые данные. Ссылка на паспорт делается на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяется подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).

    Трудовая книжка оформляется впервые
    При получении трудовой книжки работником впервые надо ли ему писать заявление и приносить подтверждающие документы о том, что у него трудовой книжки никогда не было?
    В соответствии со ст. 66 ТК РФ ведение трудовых книжек работников, проработавших в организации свыше пяти дней, в случае если работа в данной организации является для работника основной, - это обязанность работодателя (кроме работодателей - физических лиц). Законом не установлено, что эта обязанность возникает у работодателя после получения письменного заявления работника. Конкретизируя требование закона, п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225 «О трудовых книжках», указывает: работнику, принятому на работу впервые, трудовая книжка оформляется не позднее недельного срока со дня приема на работу. Таким образом, и при первичном оформлении трудовой книжки работнику не требуется писать заявление. По действующим Правилам при оформлении трудовой книжки впервые работник не должен предъявлять документы о последнем роде занятий (как этого требовала Инструкция о порядке ведения трудовых книжек 1974 г.). Законодательство не обязывает работника подтверждать, что трудовой книжки у него действительно нет. В то же время необходимо учитывать, что факт отсутствия у работника трудовой книжки далеко не всегда говорит о том, что у него нет трудового стажа: возможно, он работал у работодателя - физического лица и поэтому не имеет трудовой книжки. Однако общий и непрерывный стаж этой работы следует учесть на основании соответствующих документов при заполнении личной карточки работника Т-2 (п. 8 раздела «Общие сведения»).

    Кто должен вести Книгу учета движения трудовых книжек
    Кто именно из работников должен вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (кадровик, бухгалтер, директор)?
    Согласно п.41 Правил книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников. В данном п.41 Правил говорится о структурном подразделении, оформляющем прием и увольнение работников. Работникам(у) этих подразделений и следует вменить ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. При этом следует помнить о ст.60 ТК РФ, согласно которой запрещается требовать от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами. Поэтому обязанности по ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них прописывают в трудовом договоре с конкретным работником. Если такие обязанности никому не поручены, то можно их поручить на основании ст.72 ТК РФ (заключить соглашение об изменении условий трудового договора) или как дополнительную работу по ст.60.2 ТК РФ (с соответствующей доплатой). Как правило, в маленьких компаниях, где нет кадровой службы, обязанности по ведению книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них возлагаются на бухгалтера, главного бухгалтера или эту книгу может вести сам руководитель, если данные лица осуществляют прием и увольнение работников. Согласно п.45 Правил ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Учет трудовых книжек, в частности, предполагает и ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Поэтому в компании обычно один и тот же человек отвечает и за трудовые книжки, и за книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. И назначается этот человек приказом, в соответствии с п. 45 Правил. Если руководитель ведет трудовые книжки сам, то этот приказ он издает в отношении себя.

    Работник сам купил бланк трудовой книжки
    «Работник, впервые поступающий на работу, купил сам новый бланк трудовой книжки и принес его работодателю. Вправе ли работодатель принять у работника новый бланк трудовой книжки и сделать в него запись? Или работодатель в этом случае должен отказать в приеме бланка и завести новую трудовую книжку работнику из числа приобретенных работодателем?»

    Редакция электронной библиотеки «Пакет Кадровика» обращалась в Федеральную службу по труду и занятости (Роструд) с просьбой дать разъяснения по вопросу. Были получены следующие разъяснения Роструда по данному вопросу.

    «В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 г. № 225, ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

    Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

    С учетом изложенного принятие работодателем от гражданина, впервые поступающего на работу, бланка трудовой книжки для последующего его ведения не соответствует вышеперечисленным положениям действующего законодательства».



    Оплата за трудовые книжки
    Вправе ли работодатель взимать с работников плату за заведение новых трудовых книжек, в каком порядке это делается?
    Согласно п.47 Правил «при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил». Пункт 34 Правил говорит о случаях массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства). А согласно пункту 48 Правил в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем. Обращаем особое внимание читателей на два обстоятельства. Во-первых, согласно Правилам работодатель взимает плату за новую трудовую книжку именно при выдаче работнику трудовой книжки (а не при ее заведении, как было бы логично по смыслу). А трудовая книжка согласно ч.4 ст.84.1 ТК РФ выдается в день прекращения трудового договора. Во-вторых, размер платы за трудовую книжку и вкладыш в нее определяется размером расходов на их приобретение, а не «придумывается» работодателем.

    Факсимильная подпись в трудовой книжке
    Можно ли вместо собственноручной подписи инспектора отдела кадров в трудовой книжке делать факсимильную подпись?
    Не рекомендуем, поскольку такая возможность напрямую не предусмотрена действующим трудовым законодательством.

    Отработан 1 день - вносить ли запись в трудовую книжку?
    Работника приняли на работу 8 февраля. Работа и коллектив ему не понравились, и на следующий день он уже подал заявление об увольнении. Работодатель согласен уволить его без отработки двух недель. Запись в трудовую книжку еще не внесена. Нужно ли ее в этой ситуации вносить?
    Согласно ч.3 ст.66 ТК РФ «работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной». Поскольку работник еще не отработал пяти дней, то, по нашему мнению, отсутствие записи об этой работе в трудовой книжке не будет являться нарушением законодательства.

    Новая трудовая книжка или дубликат утраченной?
    В 2012 году нами был направлен в Роструд вопрос подписчика: «При устройстве на работу работник написал заявление о выдаче новой трудовой книжки в связи с ее утратой. Мы на основании ч.5 ст.65 ТК РФ завели ему новую трудовую книжку. Он через какое-то время принес дубликат утраченной трудовой книжки. Нам принимать на хранение этот дубликат от работника? И если принимать, то где продолжать делать записи о его работе: в дубликате или в новой трудовой книжке, которую мы завели?»
    Мы получили следующее разъяснение Роструда (письмо от 09.11.2012 № ПГ/8419-6-1) по данному вопросу. «В Правовом управлении Федеральной службы по труду и занятости рассмотрено Ваше обращение. Сообщаем следующее. Вопросы ведения трудовых книжек регулируются Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225 (далее - Правила), и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69 (далее – Инструкция). Названными актами ведение одновременно двух трудовых книжек не предусмотрено. В ситуации, изложенной в Вашем обращении, полагаем, работодателю следует продолжать вносить записи в новую трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки (не представленный работником при приеме на работу) впоследствии может быть представлен работником в органы пенсионного обеспечения для подтверждения стажа работы до момента устройства к данному работодателю».

    "Уволен" или "Трудовой договор расторгнут"?
    Как правильнее писать: «трудовой договор расторгнут (прекращен) в связи с…» или «уволен в связи с…»?
    По этому вопросу среди специалистов существуют два мнения.
    Мнение первое – писать надо «трудовой договор расторгнут (прекращен)…» Сторонники этого мнения ссылаются на ч.5 ст. 84.1 ТК РФ, введенную в кодекс Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ после утверждения Правил и Инструкции. Согласно ч.5 ст. 84.1 ТК РФ запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи ТК РФ или иного федерального закона.
    Поскольку согласно ч.5 ст. 84.1 ТК РФ запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона, то более грамотным считается вариант с использованием фразы, имеющейся в соответствующей формулировке ТК РФ.
    Например, если текст пункта 3 части первой статьи 77 ТК РФ следующий: «расторжение трудового договора по инициативе работника…», то запись в трудовой книжке должна быть соответствующей: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации», а не «Уволен по собственному желанию».
    Сторонники описываемой позиции указывают: несмотря на то, что варианты со словом «Уволен…» предлагаются Инструкцией, Трудовой кодекс РФ имеет большую юридическую силу, чем Инструкция.
    Мнение второе – нужно использовать слово «Уволен»
    (кроме случаев прекращения трудового договора по п.6 ч.1 ст. 83 ТК РФ), потому что в Инструкции рекомендован такой вариант и потому что в ст. 66 ТК РФ говорится о том, что «в трудовую книжку вносятся сведения…об увольнении работника», а не о прекращении (расторжении) трудового договора.
    Согласно Инструкции: «5.2. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи.
    Например: "Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".
    5.3. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством.
    Например: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".
    5.4. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
    Например: "Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации"».
    Специалисты, поддерживающие эту точку зрения, говорят: мы же пишем, что работник «принят в отдел такой-то на должность такую-то», а не «трудовой договор заключен…», и об увольнении мы должны писать соответственно; трудовая книжка – это не книга регистрации заключения и прекращения трудовых договоров, а документ, в который «вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе» (ч.4 ст. 66 ТК РФ).
    Возможно, кто-то из вас, уважаемые читатели, является убежденным сторонником первой позиции (об использовании формулировки «Трудовой договор расторгнут (прекращен) в связи…»), а кто-то поддерживает вторую (об использовании формулировки «Уволен в связи…»). В каждом обосновании есть зерна истины. Следует сказать, что на практике «живут» обе формулировки, Гострудинспекц

    ия, как правило, не предъявляет претензий ни к одному из приведенных вариантов и не штрафует за использование одного и не использование другого,  нам такие административные дела не встречались.                 


    На основании какого документа делать запись?
    Индивидуальный предприниматель принимает на работу работников. В четвертой графе раздела «Сведения о работе» трудовой книжки нужно указать документ, на основании которого вносится запись о приеме на работу. Таким документом является трудовой договор или приказ о приеме на работу? Какой из них указывать в графе 4 трудовой книжки?
    Полагаем, что ссылку нужно делать на приказ о приеме на работу. Согласно п.3.1 Инструкции в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

    Запись об учебе в вузе
    Правда ли, что уже не требуется вносить в трудовую книжку запись об учебе в вузе в разделе «Сведения о работе»?
    Правда. Согласно старой Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях от 20.06.1974 (подп. «в» п.2.17) такую запись нужно было вносить. Но новая Инструкция этого не требует. Согласно п.21 Правил в трудовую книжку по месту работы вносится с указанием соответствующих документов запись о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

    Приказ о назначение ответственного
    Начальник отдела кадров назначен приказом ответственным за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек. Нужно ли издавать приказ о назначении ответственного лица за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек на лицо, которое будет временно исполнять обязанности начальника отдела кадров, пока та в отпуске?
    Да, нужно, если ранее в отношении этого лица приказ не был издан. Ведь обычно в приказ о назначении лица, ответственного за ведение, учет, хранение и выдачу трудовых книжек (например, начальника отдела кадров), вторым пунктом указывается, на кого возлагается такая ответственность в случае его отпуска, болезни, отсутствия по иным причинам. Указанный приказ может быть издан на определенный срок, в том числе на период отсутствия работника, на которого обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек уже возложены. Если можно заранее определить работника, который будет временно замещать начальника отдела кадров по любой причине его отсутствия (как правило, это другой определенный работник отдела кадров), то этого работника можно сразу указать в приказе (образец такого приказа мы привели выше). Если же нужно передать полномочия новому лицу на определенный срок, то данный приказ издается на это лицо и указывается срок действия приказа. Не запрещено срок окончания данного приказа определять событием – днем выхода на работу того работника, на которого обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек возложены постоянно.

    Запись с последнего места работы не заверена печатью
    При приеме на работу нового сотрудника обнаружили, что записи с последнего места его работы не заверены печатью работодателя - организации. Является ли такая трудовая книжка действительной?
    Такая ошибка, допущенная предыдущим работодателем, не является основанием для признания трудовой книжки недействительной. Отсутствие печати работодателя на записи об увольнении ставит под сомнение действительность всех записей о работе у него. Получается, что этот период работы может быть не засчитан работнику в трудовой стаж, например, при оформлении пенсии. Поэтому работнику лучше обратиться к своему предыдущему работодателю и поставить печать.

    В трудовой книжке вырваны страницы
    При приеме на работу нового сотрудника обнаружили, что в трудовой книжке вырваны страницы. Является ли такая трудовая книжка действительной?
    По нашему мнению, не является, потому что нарушена установленная форма трудовой книжки. Форма трудовой книжки, в том числе количество страниц (разворотов), утверждены Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.