Все для хранения и ведения трудовых книжек

Порядок хранения трудовых книжек сотрудников их работодателями установлен Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление) и содержится в разд. VI данного документа. Однако конкретного указания о необходимости хранения трудовых книжек в несгораемом шкафу в Постановлении мы не найдем.

В то же время данный документ определяет особую значимость трудовых книжек отнесением их к документам строгой отчетности. Естественно, такое решение было продиктовано многими причинами (тем, что на одного гражданина не может быть заведено более одной трудовой книжки; тем, что в трудовых книжках содержится информация ограниченного распространения - персональные данные и т.п.). Исходя из процедуры получения, учета и порядка ведения трудовых книжек, а также из степени ответственности работодателя за сохранность трудовых книжек своих работников (это установлено разд. VII Постановления), работодатель должен быть заинтересован в наличии достаточной степени защищенности своей информации. Для этого и рекомендуется применять для хранения как трудовых книжек, так и других документов строгой отчетности более защищенные средства хранения - металлические несгораемые сейфы, шкафы и т.п.

Предприятие само вправе установить с этой целью порядок хранения данных документов. И особенно актуальным станет наличие указанного оборудования в случае письменного решения руководства предприятия об отнесении трудовых книжек сотрудников к сведениям, составляющим коммерческую тайну (на основании Федерального закона РФ от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне"). Именно в таком решении и должно быть записано, какие средства защиты следует применять для хранения трудовых книжек.