"Журналы учета - правила оформления"

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, Вы узнаете из нашего видеоролика.


Материалы семинара

Здравствуйте, меня зовут Мартынова Мария, я директор компании «Кадры в порядке». Сегодня я расскажу Вам о наших журналах учета.

На сегодняшний день в нашем ассортименте 54 вида журналов  регистрации.

В основном это журналы для кадрового и общего делопроизводства и журналы по охране труда.

Все журналы имеют золотистую обложку из плотного картона, а также съемную обложку из ПВХ, которая защищает журнал в ходе работы с ним и легко снимается при передаче журнала на архивное хранение.

Во всех журналах имеются отверстия стандартного размера, которые используются для прошивания журнала, а также позволяют легко архивировать заполненные журналы.

Титульный лист журнала содержит:

  • наименование журнала,
  • поля для заполнения названия организации,
  • а также блок информации о дате начала и окончания ведения журнала,
  • количества записей и
  • номере тома, если этот журнал продолжает аналогичные предыдущие.

Есть поле для внесения срока хранения.

Мы оставили это поле пустым, потому что требования к срокам хранения меняются, и ориентироваться стоит на сроки, действующие на дату окончания журнала, то есть дату внесения последней записи.

Для удобства, помимо срока хранения можно указать дату «хранить до...», которая также исчисляется от даты последней записи.

Для журналов, форма которых утверждена законодательно, на титульном листе приведена ссылка на документ, в соотвтствии с которым оформлен данный журнал.

Теперь посмотрим обратную сторону.

Она содержит надпись-заверитель, позволяющую быстро опечатать и заверить журнал.

При опечатывании обратите внимание, чтобы оттиск печати располагался в указанном месте и захватывал ленту и Вашу наклейку.

Не все журналы требуют опечатывания. Для некоторых журналов это норма может быть установлена только внутренними стандартами делопроизводства, тем не менее мы предусмотрели эту возможность во всех журналах.

Но есть журналы, которые согласно законодательству должны быть не просто опечатаны, а «скреплены сургучной печатью или опломбированы».

Такие требования содержатся в Постановлении Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года. Эти требования относятся к журналам по учету бланков строгой отчетности.

Это Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Согласно ГОСТ 31282-2004 Контрольная пломба – это уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Для опломбирования журналов мы используем паттерн-разрушаемые голографические пломбы с 3-мя степенями защиты.

Каждая пломба имеет уникальный восьмизначный номер, нанесенный лазером. Этот номер необходимо вписать в специальную строку в журнале. Соответствие номера пломбы и вписанного номера подтверждает отсутствие факта несанкционированного доступа. Паттерн-разрушаемую пломбу невозможно незаметно отклеить. При попытке вскрытия она разрушается паттерном «ВСКРЫТО».

Теперь посмотрим на внутренний блок журнала. Помимо основной таблицы, которая для каждого журнала разрабатывается индивидуально, большинство журналов содержат сведения об ответственных за их заполнение.

С указанием ФИО и должности ответственного лица, период, за который действует ответственность, документ, согласно которому назначен ответственный – приказ или распоряжение, и подпись самого ответственного лица.

Особенно важно четкое определение ответственности при ведении журналов по работе с бланками строгой отчетности и по охране труда, где цена ошибки особенно высока. Рекомендуем проверить, что обязанность по ведению журналов закреплена в должностной инструкции ответственных сотрудников.

В конце многих журналов размещена дополнительная справочная информация по тематике журнала. Например, Книга учета движения трудовых книжек содержит Правила ведения и хранения трудовых книжек, Инструкцию по заполнению трудовых книжек, Пример приказа о назначении ответственного и Акта на списание испорченных бланков. Это очень удобно, потому что вся необходимая информация всегда под рукой.

На обратной стороне обложки Вы можете ознакомиться со всем ассортиментом интернет-магазина «Кадры в порядке».

На сайте магазина по адресу www.hr-ok.ru вы можете подробнее узнать о каждом журнале, распечатать образец основного раздела журнала, посмотреть список дополнительных материалов, входящих в какждый журнал.

Заказывайте журналы «Кадры в порядке» в интернет-магазине «Кадры в порядке»!

Оставить отзыв

Коллеги, поделитесь Вашим мнением: что понравилось, чем можно дополнить тему и т.д. Ваше мнение важно для нас.
Давайте развиваться вместе!

Вопросы и комментарии

0
Карпова Лариса, г.Москва
Мария Александровна! Огромное спасибо Вам и лекторам "Кадрового клуба" за возможность прослушать семинары в доступном режиме. Вроде бы знаешь много, но от Вас узнаешь дополнительно много полезного!